Einsatz von BPM in der Praxis: Warum in Unternehmen Prozessdokumentation betrieben wird (Teil4)

[Blogbeitrag zu den Ergebnissen der Fragen 17-19 aus der Umfrage für Prozessverantwortliche.]

Insgesamt 124 Mitarbeiter aus dem Prozess- und BPM-Umfeld beantworteten innerhalb von vier Wochen Fragen zum Einsatz von BPM in ihren Unternehmen.

In unserem Blogbeitrag vom 15.02.18 lag unser Fokus vor allem auf die regelmäßige Aktualisierung sowie mögliche Feedbackkanäle in deutschen Unternehmen. Dabei kam deutlich heraus, dass man in allen Unternehmensgrößen großes Potenzial im Hinblick Prozessmanagement sehen darf, da der Grad der erreichten Zufriedenheit damit noch lange nicht erreicht ist.

Um dem noch weiter auf den Grund zu gehen, möchten wir uns mit der anderen Seite des Prozessmanagements befassen. Dem Konsumenten, dem Prozessnutzer, unserem Mitarbeiter. Bekommt er von all dem Trubel um Prozessmanagement überhaupt etwas mit? Weiß er über mögliche Veränderungen in seinem Umfeld Bescheid? Wie gewährleistet man hier einen sicheren Informationsfluss?

Kennt der Mitarbeiter die Unternehmensprozesse?

Beginnen wir mit dem Prozess für einen einfachen Urlaubsantrag. In der Regel weiß jeder was er für einen regelkonformen Antrag zu tun hat. Wie sieht es jedoch mit dem Beschaffungsprozess für Büromaterialien aus? Na, schon schwieriger? Was muss ich tun, wenn ich einen Kunden-Request, meines Supportkollegen ordnungsgemäß und nachvollziehbar weiterbearbeite möchte? Welches System brauche ich? Welchen System-Zugang verwende ich? Wem sage ich Bescheid? Wo protokolliere ich mein Handeln?

Auch wenn dies nur sehr einfache Bespiele sind, verdeutlichen sie, dass wir in unserer täglichen Arbeit mit vielen unterschiedlichen Prozessen konfrontiert werden. Wissen ist Macht! Auch im Prozessmanagement. Unsere Frage, ob Mitarbeiter die in Ihrem Unternehmen für sie relevanten Prozesse kennen, zeigt eine klare Tendenz.

Fast die Hälfte (46%) aller Befragten gaben an, dass ihre Mitarbeiter nicht über die für Sie relevanten Prozesse Bescheid wüssten. Erschreckend! Nur woran liegt das? Hier lassen sich Parallelen zu unserem letzten Beitrag vom 15.02.18 finden. Dort haben wir im Fazit über mögliche Elemente wie feste Feedbackkanäle, geregelte Freigabezyklen der Prozesse oder gar Commitment im Topmanagement gesprochen. Immerhin ca. ein Viertel der Befragten, gaben an, dass ihre Mitarbeiter wissen, wo die notwendigen Informationen zu finden sind.

Den Mitarbeiter am Laufenden halten

Leider deckt sich die Stimmung der letzten Frage nach dem Prozess-Kenntnisstand der Mitarbeiter mit den Antworten der nächsten Frage. In 36% der Befragten Unternehmen wird keine („Gar nicht“ Antworten) regelmäßige Information der Mitarbeiter über Prozesse und Veränderungen gewährleistet. 32% gaben an, dies über entsprechende Vorgaben oder Regeln abzudecken. Im Hinblick auf die Antworten der vorherigen Frage zum Prozess-Kenntnisstand kann man vermuten, dass dies nicht gut funktioniert.

Nun kann man überlegen woran es liegt, dass die Unternehmen die Mitarbeiter offensichtlich nicht mit Veränderungen oder Vorgaben im Hinblick auf Prozesse erreichen. Der Grund hierfür liegt oftmals in der Eigenmotivation der Mitarbeiter, sich für die Sache, sich für die Verbesserung der eigens gelebten Prozesse einzusetzen.

Fazit

Die Antworten auf die letzten beiden Fragen unserer Umfrage haben für uns leider erschreckende Ergebnisse erzielt. Ansätze für eine Verbesserung der Situation können grundsätzlich in der Befähigung und Förderung von Fachexperten im Bereich Prozessmanagement gesehen werden. Ebenso wichtig ist es, die Sensibilität für das Thema im Kreise der Mitarbeiter zu verankern und die Motivation zu steigern selbst einen Beitrag leisten zu wollen. Dies kann jedoch nur mit Rückendeckung des oberen Managements erreicht werden und gehört daher zur Basis eines gesunden und erfolgreichen Prozessmanagements im Unternehmen.