EAM-Modell effektiv in Deinem Unternehmen nutzen | 3/3

Aus den vorherigen Teilen dieser Blogreihe hast Du gelernt, warum EAM so wertvoll ist, und wie Du Deine EAM-Dokumentation Schritt für Schritt aufbaust. In diesem Beitrag zeigen wir Dir, wie das EAM-Modell Deine Dokumentation noch effektiver gestaltet und Dir neue Möglichkeiten eröffnet. Das Modell funktioniert dabei als zentrale Ablage für alle Grafiken, Übersichten und Analysen, die im Rahmen Deiner EAM-Tätigkeiten erstellt werden. 

Motivation zur Transformation

Organisationen werden von zahlreichen Faktoren zu Veränderungen motiviert. Diese können sowohl von innen heraus entstehen als auch durch äußere Einflüsse ausgelöst werden. Interne Treiber ergeben sich häufig aus Beobachtungen und Analyse der eigenen Prozesse und Strukturen. Ein Beispiel dafür ist die Überprüfung der Infrastruktur, die offenbart, dass ein einzelner Server mehrere geschäftskritische Anwendungen ohne ausreichende Redundanz hostet. Zudem zeigen sich Kollegen unzufrieden mit Prozessen, die viel Zeit mit monotonen Aufgaben verbringen, die leicht zu automatisieren wären. Weiterhin kann eine Analyse unternehmensinterner Prozesskennzahlen auf lange Liegezeiten in bestimmten Organisationseinheiten hinweisen, wodurch effizienteres Management und schlankere Arbeitsabläufe angestoßen werden.

Extern getriebene Veränderungen werden von Akteuren außerhalb Deiner Organisation angestoßen und können verschiedene Formen annehmen. Der Markt selbst ist hierbei ein bedeutender Einflussfaktor. So könnten Kunden, gestärkt durch direkte Rückmeldungen oder Marktforschungsergebnisse, Anpassungen an Deinen Produkten oder Dienstleistungen fordern. Auch Deine Partner könnten neue Schnittstellen und Prozesse einführen, was es erforderlich macht, dass Du mithältst. Wenn ein Konkurrent sein Angebot erweitert, kann das für Dich der Impuls sein, ebenfalls neue Wege zu gehen. Eine staatliche Institution kann Änderungen verlangen, indem sie neue Gesetze erlässt und Strafen verhängt. Diese Vorgaben erfordern eine sorgfältige Planung sowie den möglichen Nachweis ihrer Einhaltung.

Ein weiterer externer Einflussfaktor ist die Umwelt, die Anpassungen in verschiedenen Bereichen erforderlich machen kann. Sicherheitslücken in eingesetzter Software im Bereich der technischen Umwelt fordern Unternehmen dazu auf, Angriffsvektoren zu schließen und ihre Systeme sicherer zu gestalten. In der politischen Umwelt können Sanktionen und Zölle dazu führen, dass Lieferketten, Fertigung, Prozesse und Produkte konsolidiert werden müssen. Die natürliche Umwelt wiederum stellt Firmen durch Extremwetterereignisse vor die Aufgabe, die Standorte kritischer Infrastruktur zu überprüfen und ihre Redundanz zu erhöhen.

Setze die Basis für Dein EAM-Modell

Eine solide Grundlage des EAM-Modells ist unerlässlich. Besonders wichtig ist es, dass der Teil des Modells, der den IST-Zustand der Organisation abbildet, stets aktuell gehalten wird. Das kann auf verschiedene Arten erreicht werden:

• Begleitung von Transformationsprozessen: Integriere EAM in alle Transformationsprozesse innerhalb Deiner Organisation. So stellst Du sicher, dass das Modell immer aktuell ist.

• Direkte Pflege durch Transformationsbereiche: Ermögliche es den Bereichen, die Transformationen umsetzen, ihre Informationen mit gesonderten Rechten direkt im Modell zu aktualisieren.

• Externe Datenpflege mit Systemintegration: Sollten die Daten außerhalb gepflegt werden, etwa durch eine Infrastruktur-Management-Plattform oder ein Prozessmanagementsystem, empfiehlt sich eine Integration der Systeme. Dies kann durch eine Datensynchronisation, beispielsweise batch- oder ereignisgesteuert, umgesetzt werden.
  
  

So startest Du

Stell Dir vor, Dein Auftragsmanagement reagiert zu langsam oder gar nicht auf Auftragseingänge. Sowohl Partner- als auch Kundenanfragen bleiben unbearbeitet liegen. Um die Ursachen gezielt anzugehen, lohnt sich ein genauer Blick auf die Stakeholder und ihre jeweiligen Ziele und Motivationen.

Zunächst gilt es, die Beweggründe und Erwartungen der Stakeholder zu analysieren, um ihre Anforderungen besser zu verstehen. Der Motivationsaspekt von ArchiMate® kann hierbei hilfreich sein, um all diese Aspekte in einer zentralen Ablage zu visualisieren und zu dokumentieren. So entsteht mit der Zeit eine umfassende Übersicht über die Ziele der für Deine Architektur relevanten Akteure. Durch eine klare Visualisierung der Stakeholder und der Treiber, die sie motivieren, kann man deren Ziele und Anforderungen an Deine Architektur effizient in Beziehung setzen. Im Kontext des Auftragsmanagements bedeutet dies, dass Du das Gespräch mit dem Leiter des Auftragsmanagements und einem Vertreter der Personalabteilung suchst, um die Hintergründe des Vorhabens zu klären. Als Resultat erhältst Du ein ArchiMate®-Diagramm, das diese Motivationen und Zusammenhänge veranschaulicht:

Abbildung 1: ArchiMate®-Diagramm über die Ziele der Stakeholder

Diese Informationen sind später essenziell, wenn es darum geht, Entscheidungsvorlagen für die Architekturgestaltung zu erstellen. Besonders wichtig ist es dann, die Ziele der Stakeholder zu berücksichtigen. Eine genaue Betrachtung der Beobachtungen und Treiber ist im Umgang mit Zielkonflikten hilfreich, um Ziele zu hinterfragen und notwendige Gespräche anzustoßen.

Im nächsten Schritt werden die Ziele präzisiert und erste Entwurfsentscheidungen getroffen. Diese halten wir in Form von angestrebten Ergebnissen und Architekturanforderungen fest. Hierbei berücksichtigen wir unsere Architekturprinzipien, die wir uns als Leitplanken für Architekturentscheidungen gesetzt haben.

Abbildung 2: Übersicht der Anforderungen und Prinzipien

Erstellung des Architekturentwurfs

Sobald die Treiber und Ziele der Transformation verstanden, dokumentiert und visualisiert sind, ist die Identifikation der Ist-Architektur im Scope sowie der Zielarchitektur entscheidend. Auch hier bietet ein Enterprise Architecture Modell wertvolle Unterstützung an. 

Einstiegspunkt für die Veränderung finden

Im ersten Schritt grenzt Du grob die betroffenen Bausteine Deines Unternehmens ein. Typische Einstiegspunkte sind:

Abbildung 3: Übersicht möglicher Einstiegspunkte für Transformation

Als nächstes identifizierst Du den zentralen Fokus Deiner Veränderung und analysierst die Bausteine, die hiervon direkt oder indirekt betroffen sind. Möchtest Du beispielsweise eine Anwendung ablösen, ist es wichtig zu verstehen, welche Prozesse und Organisationseinheiten diese Anwendung nutzen, welche Informationen in ihr gepflegt werden, mit welchen anderen Anwendungen sie interagiert und auf welcher Infrastruktur sie läuft. Denn all diese Elemente sind unmittelbar von der geplanten Veränderung betroffen und müssen entsprechend berücksichtigt werden, damit der Wandel erfolgreich und ganzheitlich gelingt. 

Fachliche Architektur

Im Bereich der Auftragsbearbeitung betrachten wir die Kanäle, über die Auftragsinformationen ins Unternehmen gelangen. Mithilfe eines bestimmten Diagrammtyps, dem sogenannten Viewpoint, visualisieren wir die Zugangspunkte der Kunden und die darüber angebotenen Leistungen. Sind dazu bereits Daten im Modell gespeichert, beschleunigt das die Analyse enorm. Andernfalls können diese Informationen durch ein Interview mit dem Auftragsmanagement eingeholt werden. Dabei stellt sich heraus, dass die Eingangskanäle nur lose formalisiert und digitalisiert sind – der Eingang erfolgt meist telefonisch oder per formloser E-Mail. 

Gemäß unseren Anforderungen werden wir die Zugangswege unserer Kunden verändern. Künftig werden alle auftragsbezogenen Leistungen in einem zentralen Portal gebündelt. Zusätzlich bieten wir eine spezielle Prozessintegration an, die sich ausschließlich auf die Auftragserteilung konzentriert – ideal für Großkunden und Partner. Das Ziel ist, das Bestellpostfach und die Hotline abzuschaffen. Mit den folgenden Diagrammen zeigen wir, welche Geschäftsprozesse betroffen sein werden und wie sich die Nutzung unserer Leistungen durch die Kunden und Partner verändern wird. 

Abbildung 4: Ist-Architektur – Fokus auf Kundenkontakt 

Abbildung 5: Soll-Architektur – Fokus auf Kundenkontakt

Anwendungsarchitektur

Um die neuen Schnittstellen effizient zu bedienen, ist deren Integration durch geeignete Software erforderlich. Dazu betrachten wir die Anwendungsarchitektur. Im aktuellen Zustand werden Aufträge meist über einen Geschäftsprozess mithilfe des Planungsportals und der E-Mail-Software abgewickelt. Zukünftig soll dies vollständig über das Bestellportal erfolgen. Für dieses Portal haben wir auch die erforderliche Bestell-API dargestellt, über die unsere Partner ihre Aufträge künftig direkt elektronisch an uns weiterleiten können.

Abbildung 6: Ist-Anwendungen – Auftragserfassung & -disposition

Abbildung 7: Soll-Anwendungen – Auftragserfassung & -disposition

Die Vorteile des neuen Systems werden beim Betrachten der Datenflüsse deutlich. Im Ist-Zustand werden die Auftragsdaten manuell aus E-Mails oder Telefonaten in das Dispositionssystem übertragen. Zukünftig wird dieser Schritt durch einen automatischen Datenaustausch zwischen beiden Systemen erfolgen.

Abbildung 8: Ist-Datenfluss - Auftragserfassung

Abbildung 9: Soll-Datenfluss - Auftragserfassung

Infrastruktur

Im letzten Schritt des Architekturentwurfs planen wir den Betrieb des neuen Systems unter Berücksichtigung der definierten Architekturprinzipien. Das neue System ist eine Java-Anwendung, die in einem Docker-Image bereitgestellt wird. Die Anwendung benötigt eine Verbindung zu einer PostgreSQL-Datenbank, deren Daten über einen virtuellen Datenträger, dem sogenannten Volume, im Cluster zur Verfügung gestellt werden. Mit diesen Informationen kann das Betriebsteam die notwendigen Maßnahmen zur Produktivsetzung vorbereiten.

Abbildung 10: Benötigte neue Infrastruktur

Entscheidungen & Verifikation

Im Verlauf des Architekturentwurfs entwickeln wir in der Regel mehrere Optionen und Ansätze, die visualisiert und miteinander verglichen werden. Da es häufig mehrere Wege gibt, eine Zielarchitektur zu gestalten, müssen die jeweiligen Vor- und Nachteile sorgfältig abgewogen werden. Hierbei dient das EAM-Modell als visuelle Unterstützung, um die verschiedenen Optionen mit den Stakeholdern zu diskutieren und möglicherweise neue Wege zu entwickeln. Diese Entscheidungen werden dokumentiert, um auch in Zukunft nachvollziehbar, stabil und anpassbar zu sein.

Es ist wichtig, regelmäßig Feedback von informierten Stakeholdern zu Zwischenständen einzuholen. Sollten dadurch neue Erkenntnisse aufkommen, ergänzen wir die bestehenden Sichten und das Modell. Möglicherweise werden im Prozess weitere Stakeholder identifiziert, die in die Kommunikation eingebunden werden sollten. Es ist wichtig Stakeholder frühzeitig an Bord zu holen, um Bedenken zu adressieren und die Architektur zu verbessern. Dabei sind zwei Arten des Inputs besonders wichtig:

• Ist-Architektur: Stakeholder könnten Teile der aktuellen Architektur kennen, die uns noch unbekannt sind.

• Zielarchitektur: Stakeholder können konstruktiven Input zur Gestaltung der Zielarchitektur liefern.
  
  

Umsetzung der Transformation

Eine der wesentlichen Stärken von EAM ist die ganzheitliche Betrachtung: Nicht nur einzelne Komponenten werden angepasst, sondern auch die betroffenen Bausteine stets berücksichtigt. Sobald der Architekturentwurf weit genug fortgeschritten ist, beginnt die Planung der Transformation. Der erste Schritt befasst sich mit den sogenannten Plateaus, die als stabile Zwischenstände in der Architektur fungieren und mit Meilensteinen oder Releases vergleichbar sind. Die Unterschiede zwischen den Plateaus werden durch sogenannte Gaps verdeutlicht, die kurz und prägnant beschreiben, was sie ausmachen. Diese Plateaus sind mit Lieferpaketen verbunden, die benötigt werden, um das jeweilige Plateau zu erreichen. Auf diese Weise entsteht eine Grobplanung für die Transformation.

Abbildung 11: Meilensteinplan/Releaseplan

Als Nächstes planen wir die Projekte und die Akteure, die für die Umsetzung verantwortlich sind. Diese Projekte lassen sich mit den Zielen aus dem Motivation Layer verknüpfen, um klare Projektziele zu definieren. Dadurch kann die Transformation in mehrere Phasen gegliedert und auf verschiedene Projekte verteilt werden, wodurch der Rahmen für die Umsetzungsprojekte entsteht.

Abbildung 12: Übersicht über Projekte und deren Lieferpakete

Bei der Umsetzung ist es wichtig, die Projekte architekturell zu begleiten. Es wird sichergestellt, dass alles wie geplant funktioniert und neue architekturkritische Anforderungen werden identifiziert. Wir koordinieren die Projekte und nutzen die Diagramme des Modells für die Kommunikation mit den Teams.

Künftige Vorteile des EAM-Modells

Wenn das Modell konsequent als Repository für Architekturartefakte verwendet wird und bestehende Strukturen, wie etwa aus dem Prozessmanagement, integriert sind, können Entwürfe und Analysen effizienter durchgeführt werden. Dies ermöglicht es, auf das Modell zurückzugreifen, ohne Elemente und Beziehungen neu erzeugen zu müssen. Mit dem Einsatz dynamischer Viewpoints lassen sich Diagramme, sogenannte Views, teilautomatisch erstellen, was viel repetitive Arbeit spart. So können auch Impact-Analysen einfacher durchgeführt werden, um betroffenen Bausteine und ihre Beziehungen zu identifizieren und visualisieren. Ein Beispiel hierfür ist eine Impact-Analyse, die zeigt, welche geschäftlichen Zugangspunkte und Services vom Bestellsystem bereitgestellt werden.

Abbildung 13: Impact-Analyse zu Zugangspunkten und Services

Fazit

ArchiMate®-Modelle ermöglichen die einfache und einheitliche Erstellung von Architektur-Diagrammen. Diese sind ideal, um Kontexte darzustellen und Entwürfe zu diskutieren und zu kommunizieren. Durch die Integration mit anderen Quellen, wie dem Prozessmanagement oder einer CMDB, kann das Modell-Repository bereits mit Bausteinen und Beziehungen vorbefüllt werden. Leistungsstarke Modellierungswerkzeuge wie der MID Innovator, mit dem auch alle ArchiMate®-Diagramme aus diesem Blogbeitrag erstellt wurden, können damit Analysen direkt im Modell durchführen. Dabei fungiert das Modell als Data-Warehouse für Deine Organisationsarchitektur und deren Bausteine. Die direkte Wiederverwendung und Verzahnung der Elemente erhöhen die Konsistenz der Architektur und vermeiden Verwirrungen.

Beispielsweise wird, wenn ein Prozess im Prozessmanagement einen neuen Namen bekommt, dieser Name automatisch in das EAM-Modell übernommen und dort dargestellt. Dank einer Integration, etwa über OSLC in Confluence, steht die aktualisierte Information sofort allen Lesern zur Verfügung. Das Ergebnis ist folglich eine konsistente, analysierbare und übersichtliche Dokumentation der Organisationsstrukturen. Diese erleichtert es, fundierte Entscheidungen zu treffen und Deine Organisation gezielt zu gestalten.

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