Warum sollten sich Unternehmen mit ihren Prozessen beschäftigen? Läuft doch, oder? Es gibt ein breites Spektrum an Auslöser, um mit einem BPM-Projekt zu beginnen. Diese Auslöser reichen von allgemeinen Wachstumsschmerzen über offensichtlichen Problemen in Produktivität und Qualität, regulatorischen Anforderungen, niedrige Kundenzufriedenheit, unklare Mitarbeiterkommunikation bis hin zum ausbleibenden Wettbewerbsvorteil. Doch bevor es mit dem BPM-Projekt losgeht, sollten sich alle Beteiligten klar machen, was BPM überhaupt bedeutet und was es für Dein Unternehmen leisten kann. In diesem Blogbeitrag geben wir Dir einen Überblick über Business Process Management (BPM) und zeigen, warum BPM auch in Deinem Unternehmen ein fester Bestandteil sein sollte. In den folgenden Abschnitten kannst Du Dich über folgende Themenbereiche des BPM informieren:
Was ist Business Process Management?
Ein Geschäftsprozess ist die logische Reihung von unternehmerischen Aktivitäten, mit dem Zweck die unternehmerischen Ziele zu erreichen. Die Association of Business Process Management Professionals International (ABPMP) beschreibt im "Guide to The Business Process Management Common Body Of Knowledge (BPM CBOK)®" BPM so:
"Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist ein disziplinierter Ansatz zur Identifizierung, Gestaltung, Ausführung, Dokumentation, Messung, Überwachung und Steuerung sowohl automatisierter als auch nicht automatisierter Geschäftsprozesse, um konsistente, zielgerichtete Ergebnisse zu erzielen, die mit den strategischen Zielen eines Unternehmens im Einklang stehen. [...] BPM ermöglicht es einem Unternehmen, seine Geschäftsprozesse an seiner Geschäftsstrategie auszurichten, was zu einer effektiven Gesamtleistung des Unternehmens durch die Verbesserung bestimmter Arbeitstätigkeiten entweder innerhalb einer bestimmten Abteilung, im gesamten Unternehmen oder zwischen verschiedenen Organisationen führt.“
Dabei sollten nicht nur interne Faktoren wie organisatorische Bedingungen und Arbeitsanweisungen für das BPM berücksichtigt werden, sondern auch externe Faktoren, wie Kunden, Lieferanten, gesetzliche Bestimmungen und Marktgegebenheiten.
Warum Business Process Management?
In unserem Beratungsalltag erleben wir BPM vor allem dokumentationsgetrieben, versehen mit diversen Herausforderungen, wie knapp kalkulierte Zeitvorgaben und unklare Anforderungen. Viele Unternehmen möchten zunächst einen Ist-Stand ihrer Prozesse erheben. Wir raten dazu, nicht sofort und ohne Konzept in die Dokumentation, beziehungsweise Modellierung von Geschäftsprozessen einzusteigen, sondern zunächst grundlegend die Ziele Deines BPM-Projekts festzulegen. Ansätze für die Zielformulierung können dabei folgende BPM-Aspekte liefern:
- Business Transformation
- Operational Excellence
- Governance, Risk und Compliance
Die Treiber für Business Transformation können sehr vielfältig sein, da sie häufig an die strategische Ausrichtung eines Unternehmens gekoppelt sind. Beispiele dafür sind Eintritt in neue Märkte, kürzere Produktlebenszyklen und höhere Kundenerwartungen. Operational Excellence ergibt sich aus der Notwendigkeit heraus, dass Unternehmen ihre Arbeitsläufe verbessern müssen. Ein Ansatz zur Umsetzung der Operational Excellence ist der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). Ein weiterer Aspekt liefert Governance, Risk und Compliance. Vorgaben, die regulatorischer Natur sind und somit zwingend umzusetzen sind. Bestimme genau, welchen Mehrwert BPM Deinem Unternehmen liefern soll, wenn Du Deine Ziele von BPM definierst.
Mit Business Process Management zur prozessorientierten Organisation
Unternehmensweites BPM führt zur prozessorientierten Organisation und ermöglicht die Überwindung organisationaler Hürden, die durch die klassische Aufbauorganisation entstanden sind. In Prozessen zu denken, fördert die abteilungsübergreifende Kommunikation.
Die Phasen des Business Process Managements
Der BPM-Kreislauf: Ein strukturierter Ansatz zur Prozessoptimierung
Der BPM-Kreislauf bietet eine strukturierte Methode zur Verwaltung und kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen. Er besteht aus mehreren Phasen, beginnend bei der Prozessidentifikation bis hin zur Prozessüberwachung.
Prozessidentifikation
In der ersten Phase werden die relevanten Geschäftsprozesse des Unternehmens identifiziert und priorisiert. Die Problemstellung, die das BPM-Projekt ausgelöst hat, definiert die Bereiche, die betrachtet werden müssen. Dabei ist es wichtig, den richtigen Umfang und die angemessene Detaillierung zu wählen. Eine unternehmensweite Betrachtung erfordert eine höhere "Flughöhe" als die Analyse eines einzelnen Bereichs. Ziel ist es, jene Prozesse zu identifizieren, die für die Problemstellung von zentraler Bedeutung sind. Das Ergebnis der Prozessidentifikation ist eine neue oder aktualisierte Prozessarchitektur. Diese Architektur dient als Leitfaden für die weiteren Phasen des BPM-Kreislaufs und bleibt so lange gültig, bis sich grundlegende Rahmenbedingungen wie Geschäftsstrategie, Marktumfeld oder Gesetze ändern.
Prozessentdeckung
In dieser Phase werden die identifizierten Prozesse mithilfe geeigneter Erhebungsmethoden und Modellierungsnotationen wie BPMN dokumentiert. Einheitliche Modellierungsstandards gewährleisten dabei, dass die erstellten IST-Prozessmodelle vergleichbar und konsistent sind. Das Ergebnis der Prozessentdeckung sind verifizierte IST-Prozessmodelle, die durch die wichtigsten Prozessbeteiligten abgestimmt sind. Diese Modelle bilden die Grundlage für die weiteren Phasen des BPM-Kreislaufs.
Prozessanalyse
Die erfassten Prozesse werden in dieser Phase analysiert, um eine fundierte Basis für das weitere Vorgehen zu schaffen. Kennzahlen, Datenanalysen und andere Methoden werden eingesetzt, um die Problemstellung des BPM-Projekts gezielt zu bearbeiten und die passende Datenbasis zu schaffen. Das Ergebnis sind Erkenntnisse über die Probleme, Schwächen, aber auch Potenziale der analysierten Prozesse. Manchmal zeigt die Analyse, dass ein Prozess bereits optimal funktioniert, in welchem Fall es direkt zur Prozessüberwachung übergeht – der nächste Prozess wartet schon!
Prozessüberarbeitung
Auf Grundlage der Analyseergebnisse werden die Prozesse gemeinsam mit den relevanten Stakeholdern neugestaltet oder optimiert. Diese Einbindung ist entscheidend, um die Akzeptanz für die bevorstehenden Veränderungen zu sichern. Das Ergebnis der Überarbeitung sind ein oder mehrere SOLL-Prozessmodelle, die verschiedene Perspektiven der Beteiligten abbilden (z. B. die Fachabteilung und die IT). Diese Modelle sind die Basis für die Implementierung.
Prozessimplementierung
In der Implementierungsphase werden die SOLL-Prozessmodelle in das Tagesgeschäft überführt. Abhängig von der Lösung reicht die Implementierung von einfachen Schulungen bis hin zu umfangreichen IT-Projekten zur Automatisierung der Prozesse. Das Ergebnis ist die Überführung des SOLL-Zustands in ein neues, gelebtes IST-Prozessmodell.
Prozessüberwachung und Kontrolle
Nach der Implementierung werden die Prozesse kontinuierlich überwacht, um die festgelegten Prozesskennzahlen zu überprüfen. Diese Kennzahlen wurden bereits in den vorherigen Phasen definiert und dienen dazu, die Effekte und die Zielerreichung des BPM-Projekts mit Zahlen, Daten und Fakten (ZDF) zu validieren. Werden bei der Überwachung Abweichungen oder Probleme festgestellt, setzt der Kreislauf wieder an. Je nach Situation erfolgt entweder eine erneute Prozessentdeckung oder es geht direkt mit den ZDF in die Prozessanalyse.
Nachhaltige Implementierung des BPM-Kreislaufs
Das übergeordnete Ziel Deines initialen BPM-Projekts sollte es sein, den BPM-Kreislauf nachhaltig in Deinem Unternehmen zu verankern. So ist sichergestellt, dass die Geschäftsprozesse kontinuierlich verbessert und an neue Herausforderungen angepasst werden.
Fazit – Brauche ich Business Process Management?
Mach Dir bewusst, warum BPM der richtige Ansatz ist, um Dein Unternehmen und die Menschen darin langfristig besser zu machen. BPM hilft nicht nur, Prozesse effizienter zu gestalten, sondern schafft auch Transparenz und ermöglicht es, kontinuierliche Verbesserungen in Deinen Prozessen und damit in Deinem Unternehmen zu erzielen. Du möchtest mit BPM loslegen? Gerne helfen wir Dir dabei BPM einzuführen und nachhaltig im Unternehmen zu leben. Entdecke unser intuitives BPM-Tool Bpanda und teste es jetzt 30 Tage kostenlos oder erfahre, wie wir Dich bei Deinem BPM-Projekt beratend unterstützen können.
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