Ein praxisorientierter Überblick

Sicherlich kennst Du in Deinem Unternehmen auch Prozesse, die verbesserungswürdig sind oder gar Prozesse, die sich aktuell nicht beherrschen lassen. Das ist gar nicht so ungewöhnlich, denn es gibt eine Vielzahl von Faktoren, die sich negativ auf die Prozessqualität auswirken und nicht alle Faktoren lassen sich vollständig beherrschen.

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In diesem Blogbeitrag möchten wir einen Überblick geben, was Business Process Management (BPM) bedeutet und zeigen, warum BPM auch in Deinem Unternehmen ein fester Bestandteil sein sollte. Damit Du den Anteil nicht beherrschbarer Prozesse reduzierst. In den folgenden Abschnitten kannst Du Dich über folgende Themenbereiche des BPM informieren:

  1. Was ist Business Process Management? Definition
  2. Aufbau von Business Process Management
  3. Die Prozessmodellierung – so viel wie nötig und so wenig wie möglich
  4. Business Process Model and Notation 2.0 (BPMN 2.0)
  5. Business Process Management in der Praxis
  6. Unser Vorgehen zur Umsetzung von Business Process Management
  7. Trends im Business Process Management
  8. Fazit zur Umsetzung von Business Process Management

Was ist Business Process Management? Definition



Ein Geschäftsprozess

Diese Definition versteht einen Geschäftsprozess als eine Reihe von Aktivitäten, welches sich nicht nur über die gesamte Unternehmung erstreckt, sondern auch an die Unternehmensstrategie gekoppelt ist.

Es gibt bisher noch keine einheitliche Definition von BPM. Um aber eine Definition aufzugreifen, die von vielen Autoren bereits angeführt wurde, greifen wir in diesem Blogbeitrag auf die Definition der European Association of BPM (EABPM) zurück:

„Process Management (BPM) ist ein systematischer Ansatz, um sowohl automatisierte als auch nicht-automatisierte Prozesse zu erfassen, zu gestalten, auszuführen, zu dokumentieren, zu messen, zu überwachen und zu steuern und damit nachhaltig die mit der Unternehmensstrategie abgestimmten Ziele zu erreichen.“

Oder einfacher gefasst:

Def BPM (1)

Dabei sollten nicht nur interne Faktoren wie organisatorische Bedingungen und Arbeitsanweisungen für das BPM berücksichtigt werden, sondern auch externe Faktoren, wie Kunden, Lieferanten, gesetzliche Bestimmungen und Marktgegebenheiten. Auch Freund und Rücker verstehen BPM als einen systemischen Ansatz und führen in ihrer Definition automatisierte, als auch nicht automatisierte Prozesse an. Sie erweitern oben genannte Definitionen somit um die IT-gestützte Umsetzung von BPM und plädieren, diesen BPM Ansatz, End-to-End über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg zu betreiben.

Aufbau von Business Process Management

In unserem Beratungsalltag erleben wir BPM vor allem dokumentationsgetrieben, versehen mit diversen Herausforderungen wie knapp kalkulierte Zeitvorgaben und unklare Anforderungen. Viele Unternehmen möchten zunächst einen Ist-Stand ihrer Prozesse erheben. Wir raten dazu, nicht sofort und ohne Konzept in die Dokumentation, beziehungsweise Modellierung von Geschäftsprozessen einzusteigen, sondern zunächst grundlegend die Ziele Deines BPM festzulegen. Ansätze für die Zielformulierung können dabei folgende BPM-Aspekte liefern:

  • Business Transformation
  • Operational Excellence
  • Governance, Risk und Compliance

Die Treiber für Business Transformation können sehr vielfältig sein, da sie häufig an die strategische Ausrichtung eines Unternehmens gekoppelt sind. Beispiele sind Eintritt in neue Märkte, kürzere Produktlebenszyklen und höhere Kundenerwartungen. Operational Excellence ergibt sich aus der Notwendigkeit heraus, dass Unternehmen ihre Arbeitsläufe verbessern müssen. Ein Ansatz zur Umsetzung der Operational Excellence ist der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). Ein weiterer Aspekt liefert Governance, Risk und Compliance. Vorgaben, die regulatorischer Natur sind und somit zwingend umzusetzen sind.

Bestimme dabei genau, welchen Mehrwert das BPM Deinem Unternehmen liefern soll.

Dabei solltest Du bestimmen, wie das Business Process Management innerhalb Deines Unternehmens aufgebaut werden sollte. Daher findest Du in diesem Blogbeitrag zu einigen Kapiteln Fragestellungen, die Dir bei dem Aufbau und der Umsetzung Deines BPM helfen können.

Die Prozessmodellierung – so viel wie nötig und so wenig wie möglich

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Nach diesem Motto solltest Du die Prozessmodellierung in Deinem Unternehmen gestalten. Die Modellierungssprache ist ein wichtiger Bestandteil Deines BPM. Die Prozessmodellierung sollte einfach, klar verständlich und nicht zu umfangreich sein. Denn so könnte der Eindruck entstehen, dass es sich bei Deinem BPM lediglich um reine Prozessaufnahme handelt. Halte den Umfang der Prozessmodellierung in Deinen Modellierungsrichtlinien fest und beschreibe, wann ein Prozess modelliert werden sollte und wann die Prozessbeschreibung in Form einer Arbeitsanweisung oder Ähnlichem festzuhalten ist. Tools, wie Bpanda bieten die Möglichkeit Prozessdiagramme mit Kontextinformationen wie Videos und Dokumenten anzureichern.

Für ein gemeinsames Verständnis bedarf es einer einheitlichen Sprache. Für Deine Geschäftsprozessmodellierung solltest Du somit einen Notationsstandard wählen. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten dasselbe meinen, ausdrücken und die Prozessmodellierung fachlichen, als auch technischen Ansprüchen genügt.

Es gibt eine Vielzahl von Modellierungssprachen, die wir aufgrund der schieren Menge nicht vollständig anführen können. Unter folgendem Link in dem Kapitel "Darstellungsart und Notation" findest Du eine gute Auflistung verschiedener Notationen.

Bevor Du Dich für eine bestimmte Notation entscheidest, sollten folgende Fragestellungen beantwortet werden:

GeschäftsprozessmodellierungModellierungsregel

Generell sollte ein Prozess immer dann modelliert werden, wenn er eine gewisse Relevanz für die Nutzer hat. Dies ist häufig im Rahmen eines Projektes gegeben. Hier können Prozesse zur Anforderungsanalyse erhoben und in verbesserte Soll-Prozesse überführt werden. Ein weiterer Anwendungsfall ist gegeben, wenn Prozesse unklar sind und die Dokumentation dabei helfen soll, sich über die Inhalte mit anderen Kollegen besser abstimmen zu können. Auch bei dem Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems erweist sich die Prozessmodellierung als sehr hilfreich, insbesondere dann, wenn Du eine Zertifizierung nach der aktuellen Norm DIN ISO 9001:2015 anstrebst.

Modellierungsregel


Business Process Model and Notation 2.0 (BPMN 2.0)

Eine Notation, die wir aufgrund ihrer Relevanz in der Praxis in diesem Blogbeitrag näher beschreiben, ist die BPMN 2.0.

Die Business Process Model and Notation 2.0 (BPMN 2.0) ist eine Modellierungssprache, mit der Geschäftsprozesse beschrieben und graphisch dargestellt werden können. Der Fokus der BPMN liegt bei der graphischen Darstellung von Geschäftsprozessen. Die aktuelle Version 2.0 wurde im Januar 2011 durch die Object Management Group (OMG) veröffentlicht. Die Spezifikation der BPMN 2.0 findest Du unter: www.omg.org . Eine gute Ergänzung zur BPMN bietet die Decision Model and Notation (DMN), mit der Du Deine operativen Entscheidungen modellieren kannst. Die Spezifikation zur DMN findest Du unter: www.omg.org/dmn/

In den Spezifikationen der OMG sind sämtliche Objekte der BPMN und DMN ausführlich in Englisch beschrieben.

Vorteile BPMN 2.0

Der Grund, warum die BPMN 2.0 so beliebt ist, liegt in ihren zahlreichen Vorteilen:

BPMN 2.0 ...

  • fördert die Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT
  • schafft Transparenz über Geschäftsprozesse
  • basiert auf einem internationalen Standard
  • ist intuitiv und schnell verständlich
  • ist die Basis für die Prozessausführung mittel Process-Engine
  • lässt sich gut mit DMN kombinieren

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Business Process Management in der Praxis

Mit einem guten Business Process Management kannst Du Schwachstellen in Deinen Prozessen aufdecken. Ein unternehmensweites BPM ermöglicht außerdem die Überwindung organisationaler Hürden, die durch die klassische Aufbauorganisation entstanden sind. Die Betrachtung aus Perspektive der Prozesse fördert die abteilungsübergreifende Kommunikation, da Abteilungsgrenzen aufgelöst werden können.

Welche Bestandteile sollte nun ein gutes Business Process Management haben?

Ein gutes BPM verfolgt stets das Ziel die Organisation leistungsfähiger, flexibler und reaktionsfähiger auf (veränderte) Marktbedingungen zu machen, um so Kundenbedürfnisse zu erfüllen.

Ein nachhaltiges Business Process Management besteht daher aus den folgenden Komponenten:

  • Prozesserhebung

Sie besteht aus der Identifikation, Beschreibung und der Modellierung von Geschäftsprozessen. Sinnvolle Ergänzungen zu Prozessbeschreibungen oder -modellen sind Prozesslandkarten, Rollenbeschreibungen, Organigramme und auch Entscheidungsdiagramme. Innovator bietet Dir die Möglichkeit, auch diese Diagramme zu erstellen und darüber hinaus mit Deinen Prozessdiagrammen zu verknüpfen.

  • Prozessanalyse

Hiermit werden die Ursachen für Schwachstellen und Fehler in Prozessen identifiziert. Six Sigma bietet hier ein Vorgehensmodell, mit dem Du gezielt Schwachstellen behebst.


Prozessanalyse

  • Prozessverbesserung

Die Verbesserung umfasst das Zusammenlegen Ergänzen, das Ändern der Reihenfolge und Automatisieren von Prozessschritten. Darunterfallen nicht nur größere Prozessverbesserungsvorhaben, sondern auch Kleinere, welche über den kontinuierlichen Verbesserungsprozess gesteuert werden können.

  • Prozessüberwachung

Die Überwachung des Prozesses erfolgt mit Kennzahlen. So kannst Du feststellen, wie gut und leistungsfähig Deine Prozesse sind.

Wichtig ist vor allem, dass Du diese Teildisziplinen des Business Process Management berücksichtigst. Viele Organisationen schenken der Prozesserhebung unverhältnismäßig viel Zeit, so dass viele Modelle und Beschreibungen produziert werden, die nicht genutzt werden. Produziere durch Dein Business Process Management keinen „Waste“, sondern begleite Deine Organisation auf dem Weg zur Vermeidung von Verschwendung.

Unser Vorgehen zur Umsetzung von Business Process Management

Aus unserer langjährigen Erfahrung im Business Process Management, haben wir ein Vorgehen entwickelt, welches wir vielfach erprobt und mit welchem wir zahlreiche BPM-Projekte erfolgreich durchgeführt haben.

Prozess Projekte

Phase 1: Führe Workshops mit Deinen Stakeholdern durch, um die Vision, die Strategie und die Ziele Deines Prozessmanagements zu bestimmen.

Phase 2: Bestimme die Aktivitäten zum Aufbau Deines Prozessmanagements. Dies kannst Du tun, in dem Du einen Projektstrukturplan oder ein Backlog aufbaust. Schätze außerdem die Dauer der Aktivitäten und berücksichtige Abhängigkeiten, um so Termine für die Umsetzung zu bestimmen.

Phase 3: Schaffe Akzeptanz für das Thema Business Process Management. Dies kannst Du erreichen, in dem Du Deine Kollegen zum BPM schulen, zu Workshops oder Informationsveranstaltungen einladen. Ein gezieltes BPM-Marketing kann außerdem dazu führen, dass sich Deine Kollegen besser informiert fühlen und so Widerstände verringert werden. Beachte außerdem Maßnahmen aus dem Themenfeld des Change Managements.

Phase 4: Setze erste Prozessverbesserungen um. Wenn Du Dich für einen Prozess entscheidest, der eine hohe Bedeutung für die Wertschöpfung hat, wirst Du die Erfolge Deines BPM leichter „verkaufen“ können.

Phase 5: Stelle sicher, BPM-Vision und -Strategie in Deinem Unternehmen zu verankern. Lass regelmäßig Reviews stattfinden und hol Feedback von Deinen Stakeholdern ein.

Trends im Business Process Management

Neue Technologien und Perspektiven haben im BPM an Bedeutung gewonnen. Hier ist eine nicht vollständige Auflistung der Themen, die in den letzten Jahren das Bild des BPM geprägt haben:

  • Robotic Process Automation (RPA): Erfahre in unserem Webinar, was Du bei der Einführung von RPA in Deinem Unternehmen und bei Deinen RPA-Projekten beachten sollten, damit Du das volle Potential von RPA ausschöpfen kannst.
  • Prozessautomatisierung: Erfahre in unserem Webinar, wann Du Engines zur Prozess- und Entscheidungsautomatisierung sinnvoll einsetzen kannst und was Du dabei beachten musst.
  • Adaptive Case Management
  • Customer Journey

Fazit zur Umsetzung von Business Process Management

Business Process Management umfasst alle Unternehmensbereiche und ist somit in der Umsetzung höchst komplex. Wenn Du eine BPM-Initiative in Deinem Unternehmen durchführen möchtest, so setze Dir einen klaren Fokus. Nehme Dir daher nicht zu viel auf einmal vor, sondern plane die Umsetzung und den Aufbau Deines BPM wie ein Projekt mit Zielen, Meilensteinen und Terminen. So stellen sich schnell erste Erfolge ein und es wird Dir gelingen, den Anteil nicht beherrschbarer Geschäftsprozesse in Deinem Unternehmen kontinuierlich zu minimieren.

Lies auch:

http://blog.mid.de/prozessverbesserung-kurz-und-knackig-was-ist-six-sigma

http://blog.mid.de/digitalisierung-von-prozessen

http://blog.mid.de/was-ist-dmn

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