Um ein Unternehmen zu verändern sind viele Maßnahmen denkbar. An den Prozessen anzusetzen hat die mit Abstand größte Wirkung. Die Prozesse sind der Puls des Unternehmens – ohne sie kann ein Unternehmen nicht koordiniert arbeiten. Process Engines sind dazu da, an diesen Prozessen anzusetzen – und sie zu automatisieren. Process und Rule Engine greifen ineinander, sodass die Process Engine den Prozess ausführt und die Rule Engine die notwendigen Entscheidungen automatisiert. Für den eigentlichen Mitarbeiter, welcher diesen Prozess realisiert, ist das eine gute Entwicklung, denn ihm werden die automatisierbaren Aufgaben abgenommen und nur Aufgaben, welche zu komplex für die Automatisierung sind, werden vom Mitarbeiter übernommen.
Menschliche Prozessbeteiligte erhalten Freiräume sich um komplexere Prozesse zu kümmern, in denen menschliche Fähigkeiten wie Intuition, Kreativität oder Empathie gefordert sind. Außerdem können die Prozesse von anderen Ereignissen angestoßen werden, so muss der Mitarbeiter nicht selbst immer wieder den Prozess starten, sondern ihm wird lediglich gemeldet, wenn er eine Aufgabe (einen Task) übernehmen muss.
Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein? Damit Process und Rule Engine einen Mehrwert bringen, werden modellierte und abgeklärte Prozesse benötigt. Idealerweise sind die Prozessmodelle in das Unternehmensmodell eingebettet, also mit Ressourcen, Daten, Capabilities etc. verknüpft. Sowohl Fachbereich als auch IT sollten sich einig sein, wie der Prozess abläuft. BPMN ist hier sehr hilfreich, da diese Notation für Fachbereiche einfach verständlich und für die IT ausreichend detailliert ist. Des Weiteren müssen die Systeme Schnittstellen haben – das bedeutet, dass man von außen mit dem jeweiligen System Daten austauschen kann. Ohne diese ist es der Process Engine nicht möglich, irgendwelche Veränderungen im System zu machen oder Daten zu laden oder zu speichern. Damit ist ein großer Vorteil der Process Engine zunichte gemacht.
Haben Sie solche proprietäre bzw. geschlossene Systeme, so lohnt sich in jedem Fall ein Blick in unseren Blogbeitrag sowie ins Webinar "Robotic Process Automation: Prozessautomatisierung mit Software-Robotern richtig gemacht (RPA").
Nehmen wir also nun an, das Business Process Management ist etabliert, die Prozesse sind (in BPMN) modelliert und abgenommen, die Systeme sind kommunikativ und haben diverse Schnittstellen. Wie fangen Sie nun an?
1. Sie reichern die Prozesse um technische Details an, indem Sie die technischen und fachlichen Prozesse zusammenführen
2. Sie übertragen die Prozesse in die Entwicklungsumgebung
3. Sie spezifizieren die Fachlogik für die Tasks und Oberflächen bzw. programmieren entsprechende Tasks
4. Deployment in die Process Engine
5. Ausführung der Prozesse
Sie übertragen also die Prozesse in die Process Engine und machen sie damit ausführbar. Pauschal gesagt wird nach diesem Schritt der Prozess nicht mehr vom Menschen durchlaufen, sondern von der Engine – und diese überträgt dem Mitarbeiter bei jedem Prozessschritt einen Task – aber nur, falls dieser eine Nutzerinteraktion erfordert. Die IT kann entsprechende Tasks ohne erforderliche Nutzerinteraktion automatisieren. Da der bisherige Prozess vom Menschen verwaltet wurde, sind bereits die meisten Funktionen und Operationen in der Entwicklungsumgebung, sie müssen lediglich miteinander verknüpft werden, sodass der Task von dem System selbständig abgearbeitet werden kann. Die in einem Prozess anfallenden Entscheidungen können – unter Beachtung gesetzlicher und organisatorischer Vorgaben – mithilfe der Rule Engine automatisiert werden. Die getroffene Entscheidung kann auch von einem Mitarbeiter bestätigt werden, sollte dies den Richtlinien nach erforderlich sein. Wenn Sie Entscheidungen automatisieren wollen, die auch für Sie nicht so einfach sind, dann sollten Sie unseren Blogbeitrag zu Machine Learning lesen und sich das Webinar zu diesem Thema anschauen.
Mit Fortschreiten der übertragenen Prozesse mehren sich nun auch die automatisierten Tasks, welche wiederum in anderen Prozessen, welche den gleichen Task beinhalten, wiederverwendet werden können. Es ist also für schnelle Ergebnisse hilfreich, Tasks zu automatisieren, welche in vielen Prozessen verwendet werden und einen hohen manuellen Bearbeitungsaufwand aufweisen. Auf der höheren Ebene bedeutet das ebenfalls, dass auch Prozesse fokussiert werden sollten, welche oft , besonders lange oder mit sehr vielen manuellen Tätigkeiten durchlaufen werden. Mit der fortschreitenden Automatisierung der Prozesse kommt jeder Mitarbeiter und das gesamte Unternehmen in den Genuss von schneller durchlaufenden Prozessen, von der Minimierung lästiger „Roboterarbeit“, wie das Übertragen von Kundendaten von System A zu System B, und damit auch der Konzentration auf die Aufgaben, welche wirklich wertschöpfend sind.
Wenn Sie nun brennend daran interessiert sind, wie so ein automatisierter Prozess aussehen kann, können Sie sich gerne die Aufzeichnung unseres Live-Webinars "Vom Prozessmodell zur Engine" ansehen.
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