PopcornFlow – oder: Wir geben „Transparenz“, „Überprüfung“ und „Anpassung“ im agilen Entwicklungsprozess eine Bühne (Teil 2)

Im vorherigen Beitrag PopcornFlow - oder: Wir stellen die Praxistauglichkeit von Scrum auf die Probe haben wir gezeigt, dass die genannten Probleme weder mit Scrum noch mit Kanban lösbar sind. Bei der Suche nach einer passenden Lösung sind wir auf die Methode „PopcornFlow“ von Claudio Perrone gestoßen.

Abb. 2: PopcornFlow - Übersicht
Quelle: https://www.slideshare.net/cperrone/popcornflow-continuous-evolution-through-ultrarapid-experimentation, Folie 22

PopcornFlow ist eine Methode, die der optimierten Reflexion und kontinuierlichen Verbesserung der eigenen Arbeitsweise dient. Veränderungen werden häufig als umfangreich, in der Umsetzung langsam und manchmal beängstigend wahrgenommen. Claudio Perrone stellt daraufhin die Frage: „Was wäre aber, wenn man Veränderungen in kleine „Happen“ schneidet und diese dann nach und nach umsetzt?“. Daher lautet das erste Prinzip des PopcornFlow: „If change is hard, make it continuous“.

Abb. 3: PopcornFlow - Observation
Quelle: https://www.slideshare.net/cperrone/popcornflow-continuous-evolution-through-ultrarapid-experimentation, Folie 27

Jedes Problem startet mit einer Beobachtung („Observation“), wobei die Beobachtung auf ein real existierendes oder ein möglicherweise in Zukunft auftretendes Problem gerichtet ist. Jede Beobachtung ist als Input wertvoll, selbst wenn die Beobachtung an sich und deren möglichen Ursachen noch nicht bis ins letzte Detail durchleuchtet sind. Allein das Aussprechen der Beobachtung führt dazu, dass ein Denkprozess bei den Teammitgliedern angestoßen und das Thema automatisch näher durchleuchtet wird. Im nächsten Schritt erarbeitet das Team gemeinsam mögliche Optionen („Options“), um das Problem zu lösen. Die Optionen sind in der Regel noch allgemein als Stichpunkte formuliert.

Abb. 4: PopcornFlow - Possible experiments
Quelle: https://www.slideshare.net/cperrone/popcornflow-continuous-evolution-through-ultrarapid-experimentation, Folie 28

Oft werden mehrere Optionen zu der Beobachtung identifiziert, manche schließen sich dabei sogar gegenseitig aus. Daher beschließt das Team im nächsten Schritt mindestens eine der Optionen als „Possible experiments“. Bei diesem Schritt kann bereits eine erste Verfeinerung bzw. Konkretisierung der Option(en) erfolgen. Als Ergebnis ergibt sich damit ein Backlog von möglichen Experimenten, das sich aus den vielversprechendsten Optionen zusammensetzt.

Abb. 5: PopcornFlow - Commited task
Quelle: https://www.slideshare.net/cperrone/popcornflow-continuous-evolution-through-ultrarapid-experimentation, Folie 29

Mit der Auswahl eines „Possible experiments“ zu einer „Committed task“ verpflichtet sich das Team, diese Option umzusetzen. Wichtig ist hier, die konkrete Aktion, den Grund/die Gründe für die Aktion, die Erwartungshaltung/das Ziel und die Zeitdauer, wie lange die Aktion dauern darf (Timebox) bzw. ein konkretes Datum, an dem ein Review dazu stattfinden soll, festzuhalten. Falls die „Committed task“ nicht durch das gesamte Team, sondern nur von einem oder wenigen Teammitgliedern durchgeführt wird, hat es sich bewährt, auch die Namen der Durchführenden festzuhalten.

Abb. 6: PopcornFlow - Ongoing und Review
Quelle: https://www.slideshare.net/cperrone/popcornflow-continuous-evolution-through-ultrarapid-experimentation, Folie 31

Sobald ein „Committed task“ in Bearbeitung genommen wird, wechselt der Status dieses Tasks auf „Ongoing“ und nach Beendigung auf „Review“. Im Review werden die folgenden Fragen beantwortet:

• Welche Experimente wollten wir durchführen?
• Welche Experimente haben wir tatsächlich durchgeführt?
• Welche Ergebnisse hatten wir erwartet?
• Was ist davon eingetroffen, was nicht?
• Was lernen wir daraus?
• Darauf aufbauend: was werden wir als Nächstes tun?

Haben die Ergebnisse unsere Erwartungen voll und ganz erfüllt, dann kann das ursprüngliche Problem als erledigt/gelöst betrachtet werden. Allerdings sei an dieser Stelle ein wichtiger Punkt erwähnt: Nicht immer trifft das „erhoffte“ Ergebnis ein. Manchmal gar nicht, manchmal nur zum Teil. Experimente können auch scheitern. Es wäre falsch, in solchen Situationen den Mut für weitere Experimente zu verlieren. Ein fehlgeschlagenes Experiment stellt kein Scheitern dar. Vielmehr ist damit der Lernprozess weiter fortgeschritten und das Team wird damit feststellen: ok, dieses Experiment hat nicht zum erhofften Erfolg geführt, lass uns etwas anderes versuchen.

Wie sieht die Umsetzung nun aber in der Praxis aus?

Zur Visualisierung der Probleme wird ein PopcornFlow Board mit 7 Spalten eingerichtet. Die Spalten stellen die Status dar, die das Problem durchwandert und welche weiter oben bereits beschrieben wurden:

Abb. 7: PopcornFlow - Visualisierung
Quelle: https://www.slideshare.net/cperrone/popcornflow-continuous-evolution-through-ultrarapid-experimentation, Folie 31

Jede neue Beobachtung zu einem Problem wird auf einem Post-It festgehalten und als neuer Zeileneintrag auf das PopcornFlow Board gepinnt, ebenso wie die weiteren Schritte auf die gleiche Art und Weise festgehalten werden. Ist ein Problem gelöst, werden die dazugehörenden Post-Its abgehängt, die freigewordene Zeile kann für eine neue Beobachtung verwendet werden. Optional kann das gelöste Problem im Nachgang nachhaltig als „Lessons learnt“ dauerhaft dokumentiert werden. Mit dem PopcornFlow Board wird der Wunsch nach Transparenz erfüllt: Jeder sieht auf einen Blick den aktuellen Bearbeitungsstand der einzelnen Themen.

Für die Durchführung haben wir uns entschlossen, den Timeslot des Daily Scrum von 15 Minuten auf 30 Minuten zu erweitern und während dieser Zeit zuerst das Daily Scrum zu halten und direkt im Anschluss am PopcornFlow Board zu arbeiten. Dies hat den Vorteil, dass für das Team kein zusätzlicher Termin im ohnehin gut gefüllten Scrum-Kalender notwendig ist und damit die laufende Arbeit im Sprint nicht zusätzlich unterbrochen wird. Außerdem kann dadurch problemlos das Daily bei Bedarf etwas verlängert und somit die Bearbeitung der Beobachtungen verkürzt werden und umgekehrt.

Fazit:

PopcornFlow ersetzt die Sprint-Retrospektive nicht, sondern ergänzt sie auf ideale Weise: Auch weniger wichtige Themen aus der Retro werden zeitnah behandelt, weil sie anschließend als Beobachtungen am PopcornFlow Board weiterbehandelt werden. Themen, die während des Sprints als Beobachtungen am PopcornFlow Board kommuniziert werden, die einerseits keine hohe Dringlichkeit haben, andererseits aber zu komplex sind, um sie während des täglichen Zeitslots vernünftig zu behandeln, werden zurückgestellt und in der folgenden Retrospektive diskutiert.

Probleme werden zeitnah kommuniziert. Für viele Probleme lassen sich schnell „Options“ und daraus „Possible experiments“ generieren und umsetzen, so dass sich der Erfolg sehr schnell einstellt.

Durch PopcornFlow wird der kontinuierliche Verbesserungsprozess durch ein eigenes Medium unterstützt und dem Team geholfen, wirklich effizient seine Arbeit zu optimieren.

Quelle: Popcorn Theorie: https://de.slideshare.net/cperrone/popcornflow-continuous-evolution-through-ultrarapid-experimentation