EAM-Dokumentation – So gelingt Dir Deine Doku | 2/3

Im ersten Blogbeitrag stand die Motivation und Organisation des Enterprise Architecture Managements (EAM) im Fokus, in diesem schauen wir uns nun die Kommunikation insbesondere die Dokumentation der Enterprise Architektur genauer an. Denn auch die Dokumentation ist eine Kommunikation des Autors mit dem Leser. Wir beginnen mit den Inhalten und Formen der Dokumentation. Und gehen dann darauf ein, welche Werkzeuge für die EAM-Dokumentation zur Verfügung stehen und worauf Du bei diesen achten solltest.

Warum benötigst Du eine Dokumentation Deiner Unternehmensarchitektur?

Das Ziel der Dokumentation ist es, die wichtigen Informationen über die Unternehmensarchitektur (engl. Enterprise Architecture oder EA) weiterzugeben. Somit wird das Wissen über die Unternehmensarchitektur und deren Weiterentwicklung in der Organisation verteilt und geteilt. Dieses gemeinsame Verständnis ermöglicht es den verschiedenen Akteuren, besser zusammen zu arbeiten und Ziele gemeinsam zu erreichen. Der Vorteil der Dokumentation liegt hierbei darin, dass sie auch Leser erreichen kann, die später dazustoßen oder in der initialen Verteilung nicht berücksichtigt wurden. Damit stellt sie eine konsistente, wiederholbare und zeitlich unabhängige Form der Kommunikation dar.

Welche Bausteine beinhaltet die Dokumentation?

Jede Organisation hat eine Architektur bestehend aus verschiedenen Bausteinen. Die Bausteine stellen ein vereinfachtes Modell der einzelnen Aspekte des Unternehmens dar. Jeder dieser Bausteine kann ihn betreffende detaillierte Informationen haben, die für das Enterprise Architektur Management relevant sein können (z. B. Endpunkte und Spezifikationen für Services). EAM befasst sich mit dem gezielten Einsatz der Bausteine der Organisation. Schauen wir uns ein paar mögliche Bausteine einmal an:

Auffällig ist, dass der Abstraktionsgrad und die Aspekte der Bausteine sehr unterschiedlich sind. Während sich ein Server relativ genau identifizieren lässt, sind Capabilities wesentlich schwieriger abzugrenzen. Auch die Zielgruppen im Unternehmen, die sich mit den einzelnen Baustein-Typen befassen, sind sehr unterschiedlich. Daher fasst man diese Bausteine zu Gruppen (Teilarchitekturen) mit ähnlicher Zielgruppe und Abstraktionsniveau zusammen. Diese können dann von verschiedenen Beteiligten besser verstanden werden. Typische Teilarchitekturen sind:

•    Geschäftsarchitektur mit Fokus auf Organisationen und Geschäftsprozesse, welche Produkte und Dienstleistungen bereitstellen.
•    Applikationsarchitektur mit Fokus auf die Bündelung von unterstützenden Funktionen in Applikationen und deren Schnittstellen.
•    Technische Architektur mit Fokus auf den Betrieb wie z. B. Server, Netzwerke und Installationen von Software.
•    Datenarchitektur mit Fokus auf die Informationsbedarfe der Organisation und deren Repräsentation in Daten.

Je nach Fokus und Zielstellung des Enterprise Architektur Managements können weitere Teilarchitekturen definiert werden, von strategischer Planung bis zur Planung von Lieferketten und Produktionsprozessen ist die Bandbreite sehr groß.

Die Bausteine und ihre Beziehungen

Beim Betrachten der einzelnen Bausteine kommt schnell die Frage auf: Hängt das nicht alles zusammen? Und genau das ist der Fall. Die Bausteine und Teilarchitekturen stehen in Verbindung zueinander und erst wenn diese sinnvoll miteinander verbunden sind, ergibt sich daraus eine Architektur. Diese Verbindungen bzw. Beziehungen haben in der Regel unterschiedliche inhaltliche Bedeutungen (Semantik). Für einen Server ist zum Beispiel relevant, welche Software darauf läuft und welche Anwendung mit dieser Software realisiert wird. Bei Anwendungen ist wiederum relevant, welche Abteilungen sie nutzen.

Beispiel: Ein Personalmanager nutzt die HR-Software, welche durch die Software “Rainbow HR” realisiert wird. Diese Software ist ein internationales Produkt, weswegen eine englische Terminologie für seine Datenobjekte zum Einsatz kommt. Diese Beziehungen lassen sich als Graph auswerten. Somit werden alle Abhängigkeiten identifiziert, unabhängig davon, ob diese direkt oder indirekt bestehen (transitive Abhängigkeit).

Beispiel: Wenn der Einstellungsprozess dem Personalmanager zugewiesen ist und die Software diesen Prozess unterstützt, dann unterstützt sie auch den Personalmanager. Dies ist bei Analysen wichtig, um beispielsweise festzustellen, welche Organisationseinheiten von einer Änderung der Architektur oder einem Ausfall betroffen sind.

Formen der Dokumentation

Neben dem Inhalt der Dokumentation, welcher stark von den zu kommunizierenden Informationen abhängt, stellt sich nun die Frage, wo und wie die Informationen erfasst und geteilt werden. Generell gibt es zwei Arten der Dokumentation: Die tabellarische Dokumentation und die modellbasierte Dokumentation.

Tabellarische Dokumentation
Die tabellarische Darstellung ist eine einfache und intuitive Variante, um schnell mit der Dokumentation zu beginnen. Sie erfordert meist keine spezielle Software, sondern erfolgt durch die Führung von Listen oder Tabellen. Diese beinhalten die Informationen, die man – je Bausteintyp – kommunizieren möchte. Diese Art der Dokumentation kann schnell umgesetzt werden, da sie sich auf die einheitliche Pflege einzelner Typen von Bausteinen wie zum Beispiel Serverlisten fokussiert. Allerdings kommt sie auch schnell an ihre Grenzen, wenn es darum geht, Rückschlüsse zu ziehen und Konsequenzen abzuschätzen. Typische Fragestellungen wie „Welche Auswirkungen hat eine Anpassung des HR-Systems auf meine Organisation?“ sind meist schwer darzustellen und damit zu fokussieren. Verbreitete Werkzeuge für die tabellarische Dokumentation sind Excel, Confluence oder Konfigurationsdatenbanken (CMDBs).

Tabellarische und modellbasierte Dokumentation in Kombination
Da beide Dokumentationsformen ihre Stärken und Schwächen haben, decken moderne Tools meist Teile beider Varianten ab. Tabellenorientierte Tools generieren interaktive Graphen, die einen Baustein ins Zentrum setzen und die Möglichkeit bieten, Stück für Stück die Abhängigkeiten aufzuklappen. Modellbasierte Tools hingegen verwenden Tabellen beispielsweise für den Import/Export oder als Erweiterung, um eine einfache Pflegemöglichkeit für die Objekttypen zu ergänzen.

Die Auswahl Deines passenden Werkzeugs

Zwar kannst Du bereits mit gängigen Tabellen- und Zeichentools Deine Unternehmensarchitektur erfassen bzw. visualisieren, doch stoßen diese Werkzeuge hinsichtlich der Übersichtlichkeit und des Wartungsaufwandes sehr schnell an ihre Grenzen. Um die Dokumentation effektiv und nachhaltig durchzuführen, solltest Du auf ein professionelles EAM-Tool wie Innovator zurückgreifen. Generell solltest Du bei der Auswahl Deines Tools darauf achten, dass das Tool folgende Features mitbringt:

• Verzeichnis (Repository) der Bausteine, um die Informationen zu den Bausteinen zu speichern.
• Importmöglichkeiten und Adapter, um bestehende Informationen aus anderen Quellen im Unternehmen zu importieren und so die Dokumentation aktuell zu halten.
• Reports, um die Qualität der Dokumentation zu überwachen und wiederkehrender Fragestellungen zu beantworten.
• Analysen von Abhängigkeiten, um konkrete Änderungen abzuschätzen und zu planen.
• Die Möglichkeit, verschiedenen Stakeholdern eigene Perspektiven anzubieten.

Dabei können je nach Fokus und Erfahrung sowohl tabellenorientierte als auch modellbasierte Tools zum Einsatz kommen. Gute Werkzeuge bieten meist die kombinierte Form an.

Zusammenfassung

Wir haben gesehen, dass die Dokumentation einer Unternehmensarchitektur die Bausteine des Unternehmens und deren Beziehungen nutzt, um die Unternehmensarchitektur in ihren verschiedenen Aspekten zu dokumentieren. Hierfür wird der Gedanke verschiedener Teilarchitekturen genutzt, die miteinander in Verbindung stehen. Welche Bausteine und Relationen der Unternehmensarchitektur man in den Fokus nimmt, hängt von den geplanten Änderungen und den benötigten Informationen ab.

Generell gibt es zwei Arten von Werkzeugen für die Dokumentation: Modellbasierte und Tabellenorientierte. Jede dieser Dokumentationsarten hat ihre Vor- und Nachteile, die sie mit punktueller Adaption der jeweils anderen Art kompensieren kann. Für die modellbasierte Dokumentation der Unternehmensarchitektur existiert der Standard ArchiMate®, den nahezu alle Werkzeuge implementieren. Im dritten und letzten Teil unserer EAM-Blogreihe zeigen wir Dir, wie Du Dein Unternehmensmodell in der Praxis einsetzt und nutzt – Bleib gespannt!

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