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Digitalisierung von Prozessen – Ein Lösungsansatz für das Prozessmanagement

Einleitung

Die Digitalisierung unserer Gesellschaft ist in aller Munde. Sie verändert das Zusammenleben der Menschen und bietet große Chance, aber auch hohe Risiken für Unternehmen und deren Wertschöpfungsketten. Gelingt es uns in Europa, die Chancen der Digitalisierung zu nutzen, so könnte ein zusätzliches Wertschöpfungspotenzial von 1,25 Billionen Euro bis 2025 genutzt werden. Dem gegenüber steht jedoch auch ein Wertschöpfungsverlust von ca. 600 Milliarden Euro, wenn das nicht gelingt.

Unternehmen sehen sich vielfältigen Herausforderungen gegenüber, um das zusätzlich Wertschöpfungspotenzial zu heben. Geschäftsmodelle, Strategien, Wertschöpfungsnetze, interne Prozesse und Ressourcen sowie eingesetzte Technologien müssen zielgerichtet transformiert werden. Im Bereich Business Process Management müssen Chief Process Officer (CPOs), Prozessarchitekten und Prozessverantwortliche ihren Beitrag dazu leisten. Wir geben Ihnen mit unseren Lösungsansatz für die Prozessdigitalisierung dazu ein Werkzeug an die Hand.

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Herausforderungen

Was aber genau sind die Herausforderungen für Unternehmen? Nun, erstens müssen sowohl Aufbau- als auch Ablauforganisation und IT an neue digitale Geschäftsmodelle und Strategien angepasst werden. Es muss ein Alignment der Organisation stattfinden. Zweitens müssen Unternehmen dieses Alignment sehr schnell vollziehen. Denn gerade im digitalen Business gilt das Pattern "Success to the successful". Eine kurze Time-to-market und der schnelle Aufbau von Markteintrittsbarrieren für Konkurrenten sind entscheidende Erfolgsfaktoren. Und drittens müssen Unternehmen es schaffen, die Bedürfnisse von Kunden passgenau zu erfüllen. Der Wechsel von Kunden zu Konkurrenten ist, gerade wenn auch Markteintrittsbarrieren fehlen, in der digitalen Welt sehr einfach.

Lösungsansatz
Exploration

Das Geschäftsmodell und die es umsetzenden digitalen Prozesse werden iterativ in kleinen Inkrementen mit kurzen Feedbackzyklen weiterentwickelt. Kern des explorativen Ansatzes sind kurze Iterationen, an deren Ende jeweils ein minimales, für den Kunden Nutzen stiftendes Inkrement steht. Diese Inkremente werden dem Kunden bereitgestellt und sein Feedback eingeholt, um die Produktentwicklung darauf auszurichten. Konkret können hier Vorgehensweisen, wie sie auch aus der Softwareentwicklung bekannt sind, eingesetzt werden. Diese Vorgehensweise trägt zur Bewältigung der Herausforderungen Geschwindigkeit und passgenaue Erfüllung von Kundenbedürfnissen bei.

 

Digitale Produkte mit adaptiven und normativen Prozessen zum Leben erwecken
Adaptive Prozesse

Prozesse können zum einen "normativ" in Form von Ablaufreihenfolgen von Aktivitäten modelliert werden. Viele der bekannten "klassischen" Notationen, wie bspw. Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) oder auch die Business Process Model and Notation (BPMN) der Object Management Group (OMG) folgen diesem Paradigma. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, Prozesse "adaptiv" zu spezifizieren. Ein wesentlicher Unterschied zur Spezifikation normativer Prozesse besteht dabei in der Modellierung der Ablaufreihenfolgen von Tasks. Bei normativen Prozessen erfolgt dies, in dem die Abhängigkeiten zwischen den Tasks durch Sequenzflüsse zwischen den Tasks und durch Verzweigungen modelliert werden. Im Gegensatz dazu wird die Reihenfolge der Abarbeitung von Tasks in adaptiven Prozessen mit Hilfe von zeitlichen oder kausalen Bedingungen spezifiziert.

Dieser Ansatz wird i.d.R. dann gewählt, wenn es sich um sogenannte schwach strukturierte Prozesse handelt. Die schwache Strukturiertheit hat zwei Ursachen: Zum einen sind die Freiheitsgrade in der Ablaufstruktur und in den Entscheidungen in einem Prozess tatsächlich sehr hoch, da jede Fallbearbeitung andere Anforderungen stellt. Hierfür eignet sich der Einsatz sogenannter Wissensarbeiter, welche das Ziel eines Prozesses aus ihrem Erfahrungsschatz heraus erreichen. Im anderen Fall sind die Ablaufstrukturen schlicht nicht bekannt. Der Einsatz adaptiver Prozesse begünstigt zum einen die zügige Dokumentation und Einführung funktionierender Prozesse. Zum anderen lassen sich die Prozesse mit geringerem Aufwand anpassen und Änderungen damit auch schneller umsetzen. Nachteilig sind jedoch höhere Prozesskosten aufgrund des hohen personellen Anteils an den Prozessdurchführungen.

Als Notation für Fallvorlagen adaptiver Prozesse sieht der Ansatz die Case Management Model and Notation (CMMN) vor (vgl. auch OMG 2015) . Die CMNN stellt alle notwendigen Modellelemente bereit, die Wissensarbeiter für ein ergebnisorientiertes Arbeiten mit sogenannten Tasks benötigen.

Normative Prozesse

Sind die Prozesse hingegen bekannt und die Flexibilitätsanforderungen gering, spricht nichts gegen die Spezifikation von Prozessen in normativer Form. Vorteile sind geringere Prozesskosten und geringere Anforderungen an die Fähigkeiten und Kenntnisse von Prozessbeteiligten. Hier kann die bereits erwähnte BPMN genutzt werden.

Im Laufe der Zeit kann es vorkommen, das adaptive Prozesse reifen und mehr und mehr Wissen über deren Ablaufstrukturen bekannt ist. In diesem Fall ist es sinnvoll, adaptive Prozesse in normative Prozesse zu überführen und die Vorteile normativer Prozesse zu nutzen.

Diese Vorgehensweise unterstützt die Bewältigung der Herausforderungen eins und zwei.

 

Fazit und Ausblick

Wir glauben, dass wir mit dem aufgezeigten Ansatz CPOs, Prozessarchitekten und Prozessverantwortlichen ein Werkzeug an die Hand geben können, das es Ihnen ermöglicht, die Digitalisierung ihrer Unternehmen aktiv mitzugestalten und die Herausforderungen der Digitalisierung zu bewältigen. Dieser Blogbeitrag stellt den Ansatz sehr stark komprimiert dar. Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, können Sie das Whitepaper zum Ansatz gerne hier kostenfrei anfordern.

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Dr. Michael Jacob

geschrieben von Dr. Michael Jacob

Dr. Michael Jacob ist Managing Consultant bei der MID GmbH und berät in dieser Funktion Kunden bei der modellbasierten Softwareentwicklung und im Business Process Management. Der Schwerpunkt seiner Tätigkeit liegt im Public Sector. Bei der MID GmbH verantwortet er die Kompetenz Business Process Management und beschäftigt sich darüber hinaus mit leichtgewichtiger Modellierung in agilen Softwareentwicklungsprozessen.

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