MID GmbH

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Serie: Warum in Unternehmen Prozessdokumentation betrieben wird

 Jens Martin

 29 Jun 2017

BPM, MID GmbH

[Blogbeitrag zu den Ergebnissen der Fragen 8-10 aus der Umfrage für Prozessverantwortliche.]

Insgesamt 124 Mitarbeiter aus dem Prozess- und BPM-Umfeld beantworteten innerhalb von vier Wochen Fragen zum Einsatz von BPM in ihren Unternehmen.

In unserem Blogbeitrag vom 09.05.17 behandelten wir die zentralen Fragen rund um Kommunikationskanäle und die entsprechenden Verantwortlichkeiten im Bereich Verteilung des Prozesswissens in deutschen Unternehmen. Im Allgemeinen wird in der heutigen Zeit sehr viel Aufwand für BPM betrieben. Doch warum wird dem Thema BPM so viel Beachtung geschenkt? Was steckt dahinter? Und wer kümmert sich um die Dokumentation von Prozessen? Spielt die Unternehmensgröße hier eine Rolle?


Prozessdokumentation für eigene Wissenssammlungen und erfolgreiche Zertifizierungen

Warum werden in Ihrem Unternehmen Prozesse dokumentiert? Als Hauptgrund nannten 76 der insgesamt 124 Befragten die „eigene Wissensdokumentation“. Knapp die Hälfte aller Befragten wählten die anstehenden ISO-Zertifizierungen als Grund für die Prozessdokumentation. Diese Verteilung schlägt sich in allen Unternehmensgrößen in ungefähr dieser Verteilung (siehe unten) nieder.


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Wer dokumentiert? Extra Abteilung vs. Jeder Betroffene

In den Antworten auf die Frage, wer in den Unternehmen für die Prozessdokumentation zuständig sei, gab es vor allem zwei sehr populäre aber unterschiedliche Aussagen. 33% aller Befragten gaben an, dass jeder, der gerade betroffen ist, sich der Prozessdokumentation annimmt.  Mit 32% Zuspruch überrascht die gegensätzliche Antwort bzgl. einer Extra Abteilung für die Prozessdokumentation sehr. Ein genauerer Blick verrät schnell die entsprechenden Tendenzen in Abhängigkeit der Unternehmensgrößen.

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Die Umfrageergebnisse zeigen, dass das Thema Prozessdokumentation vor allem in kleinen Unternehmen (1-50 Mitarbeitern) oftmals von einzelnen Personen, wie Führungskräften, betrieben wird. Im Gegenzug dazu setzt man in großen Unternehmen (ab 501 Mitarbeitern) verstärkt auf extra Abteilungen und über die Auswahl „Andere Option“ genannten Rollen wie Prozessverantwortliche. Diese Abteilungen oder Rollen sollen sich dem Prozessmanagement und der Koordination der Prozessdokumentation widmen (siehe unten).

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Verantwortlicher für die Kommunikation und Publikation von Prozessen

Bei der Frage nach der Verantwortlichkeit, im Hinblick auf die Prozesskommunikation im Unternehmen, sprachen sich knapp die Hälfte der Teilnehmer für den Prozessverantwortlichen aus.

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Im Bereich der kleineren Unternehmen mit bis zu 200 Mitarbeiter nehmen vor allem Teamleiter und Geschäftsführer diese Rolle ein. Diese Ergebnistendenz deckt sich in etwa mit den Ergebnissen bei der Verantwortlichkeit des Themas BPM. Diese liegt bei Unternehmen bis 200 Mitarbeitern mit 50% der Befragten ebenfalls bei der Geschäftsführung. Details finden Sie in dem Blogbeitrag „Einsatz von BPM in der Praxis“ vom 12.04.2017.

 

Fazit

Wie ausführlich in diesem und der vorherigen Beiträge ausgeführt, unterscheiden sich die Zuständigkeiten im Hinblick auf Prozessmanagement und der damit verbundenen Prozessdokumentation sehr stark zwischen kleinen und großen Unternehmen. Auffällig ist der „Mischbetrieb“ in den mittelständischen Unternehmen. An dieser Stelle kann man sich die Frage stellen, ob die Unternehmen in den jeweiligen Größen zufrieden mit ihren Lösungen bezüglich Prozessmanagement sind, oder nicht.


Vorangegangenen Artikel:

Einsatz von BPM in der Praxis - 12.4.2017

Einsatz von BPM in der Praxis: Kommunikation von Prozesswissen - 9.5.2017
Jens Martin

geschrieben von Jens Martin

Jens Martin ist als Product Manager für smartfacts vor allem für den Kundenfeedback-Prozess und die Konzeption von neuen Lösungen zuständig. Seine Ausbildung im Bereich Media Engineering mit den Schwerpunkten Usability und Design hilft ihm, die Hürden im Berufsalltag zu meistern.

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