Prozessverbesserung kurz und knackig

Dies ist der erste Blogbeitrag zur Reihe „Prozessverbesserung kurz und knackig“. In dieser Reihe erfahren Sie die nächsten fünf Wochen, wie Sie die Werkzeuge aus Six Sigma praktisch verwenden.

Six Sigma ist:
• eine Kennzahl zur Leistungsfähigkeit von Prozessen (3,4 Fehler auf 1 Mio. Möglichkeiten)
• ein Umsatzsteigerungs- und Kostensenkungsprogramm
• eine Unternehmenskultur „The way we work“
• eine Unternehmensstrategie

Aber vor allem liefert Six Sigma ein Rahmenwerk zur Verbesserung von Prozessen. Zur Steuerung der Prozessoptimierungsprojekte können Sie sich aus dem DMAIC-Werkzeugkasten bedienen.

DMAIC steht für:

Grafik Six Sigma_kl

Dabei sollten in den jeweiligen Phasen die Fragen beantwortet werden:

• Define: Wo liegt das Problem?
• Measure: Wie umfangreich ist das Problem?
• Analyze: Was sind die Hauptursachen des Problems?
• Improve: Was sind die Lösungen zur Behebung der Ursachen?
• Control: Wie stelle ich die Verbesserung dauerhaft sicher?

Nach Abschluss jeder Phase sollten Sie immer das Gate-Review nutzen. Hiermit stellen Sie sicher, dass alle methodischen Kriterien erfüllt sind. Führen Sie das Gate-Review am besten immer mit Ihrem Auftraggeber durch.

Einführung von Six Sigma

Six Sigma kann nicht sofort angewendet werden. Dieser Grundsatz gilt, wenn Six Sigma für Ihre Organisation noch völlig neu ist. Um erfolgreich Six Sigma Projekte durchführen zu können, muss Ihre Organisation darauf vorbereitet werden. Das stellen Sie sicher indem einige Kollegen zu der Methodik geschult werden und so erstes Basiswissen aufgebaut wird. Denn wie bei jeder anderen Methodik, sollte auch für Six Sigma eine gewisse Akzeptanz in Ihrem Unternehmen geschaffen werden.

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Machen Sie sich dazu mit den unternehmerischen Rahmenbedingungen vertraut. Beantworten Sie Fragen wie:

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In welcher Lage (Vermögens-, Ertrags-, und Finanzlage) befindet sich aktuell Ihr Unternehmen?
Dieser Aspekt dient Ihnen auch zur Rechtfertigung Ihres Six Sigma Projektes. Ein häufiger Effekt von Six Sigma Projekten sind Kostensenkungen und/oder Effizienzsteigerungen, sowie damit verbundene Umsatzsteigerungen. Dies sind Aspekte, die Sie herausstellen sollten. Für das Management ergibt sich hieraus meist ein strategischer Handlungsbedarf.

Wodurch ist Ihre Unternehmensidentität geprägt und was sind Ihre Unternehmenswerte?
Hier sollten Sie auch die Führung betrachten, diese formt maßgeblich die Unternehmensidentität- und -kultur. Hier können Sie einschätzen, ob das nötige „Wollen“ zur Umsetzung von Six Sigma Projekten in Ihrer Organisation vorhanden ist. Falls Sie zu dem Ergebnis kommen, dass das nötige „Wollen“ noch nicht vorhanden ist, so definieren Sie die Zusammenarbeit Ihrer Six Sigma Initiative.
Werte wie Offenheit, Wertschätzung und unternehmerisches Denken, sind ein guter Anfang.

Was sind die bedeutendsten Geschäftsprozesse?
In den Kernprozessen liegen meist die größten Potentiale, da diese Prozesse unmittelbaren Einfluss auf die Kundenzufriedenheit haben. Mithilfe eines Big Picture Workshops mit den notwendigen Stakeholdern können Sie bestimmen, welche Unternehmensprozesse besonders kritisch für den Unternehmenserfolg sind. Unterstützen können Sie dabei Methodiken wie Business Model Canvas oder SIPOC. Der Ist-Zustand sollte dabei stets dem gewünschten Soll-Zustand gegenübergestellt werden.

Welchen Mehrwert haben Mitarbeiter von Six Sigma?
Dieser Punkt zielt vorrangig auf die Nutzenkommunikation und die Haltung: „Warum soll ich etwas Neues anwenden, wenn es doch vorher schon gut lief?“ Einen Nutzen, den Sie für Mitarbeiter und Kollegen herausstellen sollten, ist der Aspekt, dass Six Sigma neue Karrierepfade bietet. Auch scheint eine Zertifizierung für viele Mitarbeiter und Kollegen reizvoll, da so der Weg für die weitere Fach- oder Führungskarriere geebnet wird. Die verbesserte abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist außerdem ein weiterer Vorteil, der durch die Anwendung von Six Sigma erzielt wird. Stellen Sie dies deutlich heraus.

Gibt es Probleme deren Ursachenbekämpfung mit Six Sigma erfolgen kann?
Bei Beantwortung dieser Frage sollten Sie sich damit auseinandersetzen, warum Problembehebung mit Six Sigma besonders erfolgreich ist. Kommen Sie nicht zu dem Schluss, dass Six Sigma das Problem besser beheben kann, so verwenden Sie eine Methode, die weniger komplex ist. Nicht jedes Problem, welches in Geschäftsprozessen vorzufinden ist, muss durch Six Sigma gelöst werden. Manchmal helfen einfache heuristische Methoden oder auch der „gesunde Menschenverstand“.

Beantworten Sie sich diese Fragen unabhängig davon, ob Sie Six Sigma Bottom up oder Top Down einführen möchten. Ist dies erfolgt, so haben Sie den ersten Grundstein zur Einführung von Six Sigma gelegt.

Wenn Sie wissen wollen, wie Sie in den jeweiligen Phasen konkret vorgehen, bleiben Sie mit uns auf dem Laufenden!

Unsere nächsten Termine zur Blog-Reihe sind am:

• Define: 10.01.
• Measure: 14.01.
• Analyze: 21.01.
• Improve: 28.01.
• Control: 04.02.

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