Drei Gründe, warum auch Sie die DMN im Unternehmen etablieren sollten

Wie bereits in vorangegangenen Blog-Beiträgen zur DMN beschrieben , steht sehr oft das Problem der Transparenz und somit der Nachvollziehbarkeit und der daraus gewünschten Reproduktion einer Entscheidung im Raum. Im Alltagsgeschäft stehen wir ständig davor operative Entscheiden zu treffen. Mitarbeiter fühlen sich verunsichert, da sie oftmals nicht wissen, ist ihre getroffene Wahl die „Richtige“ oder die „Beste“ gewesen.

Genauso ist es aber auch umgekehrt. Es ist oftmals nicht immer nachvollziehbar warum jemand eine Entscheidung auf diese Art und Weise getroffen hat. Die zentrale Frage, die dann im Raum steht, ist oftmals, welche Kriterien wurden zu Rate gezogen und welche Kombination derer war ausschlaggebend für das gewählte Ergebnis.

Und genau an dieser Stelle setzt der internationale Standard der Object Management Group (OMG) ein – die Decision Model and Notation (DMN). Mit der DMN sind Sie in der Lage aufzuzeigen, aus welchen Kriterien sich eine Entscheidung zusammensetzt und welche Regeln anzuwenden sind.

Ich möchte Ihnen in diesem Beitrag drei Gründen zeigen, warum auch Sie die DMN nutzen sollten.

1. Grund: Entscheidungen standardisiert und transparent dokumentieren

Zur Beschreibung der logischen Zusammensetzung einer Entscheidung gibt es das Entscheidungsdiagramm. Dieses beschreibt den strukturellen Zusammenhang zwischen den Eingangsgrößen und der Entscheidungsfindung. Es ist auch möglich Entscheidungen hierarchisch zu zerlegen. Dabei ist es sehr hilfreich, wenn die Entscheidungen in wiederverwendbare Teilentscheidungen zerlegt sind.

Neben der logischen Struktur ist es aber auch wichtig zu wissen, wie eine Entscheidung getroffen wird. Dazu müssen idealerweise Regeln definiert werden. Diese lassen sich mit einer Entscheidungstabelle strukturiert erstellen. Sie beschreiben welche Eingangsgrößen bei der Entscheidung berücksichtigt werden und welche Werte diese annehmen können. Außerdem definieren Sie, was sind meine potenziellen Ergebnisse der Entscheidung.

Jede dokumentierte Kombinationsmöglichkeit aus Eingangswerten bildet dabei eine Regel in der Entscheidungstabelle. Durch die verschiedenen Regeln dokumentieren Sie nachvollziehbar, nach welchen genauen Werten Sie zu einem gezielten Ergebnis kommen.

2. Grund: Entscheidungslogik und Prozesslogik sinnvoll voneinander trennen, um bessere Prozesse zu modellieren

Wenn ich als Trainer & Coach zu Kunden komme, um im Projekt die Prozessmodellierung zu etablieren oder Prozesse zu analysieren, stoße ich oftmals auf die folgende Art von Prozessen:

Manche Prozesse sind mit unzähligen Verzweigungen ausgestattet. Die Problematik an dieser Stelle ist, dass es im Prozess nicht deutlich sichtbar wird, wann die relevante Information ermittelt wird, die an einer Verzweigung gebraucht wird. Ich nenne diese Problematik scherzhafterweise in meinen Trainings und im Projekt das Fehlen des „Prüf-Tasks“.

Aber selbst wenn dieser vorhanden ist, bauen sich danach meistens unzählige Wege und Verzweigungen auf, die eher an ein U-Bahnnetz einer Metropole erinnern, als an einen klar strukturiert lesbaren Prozess.

Vielen Mitgliedern im Projekt – insbesondere den Modellierern natürlich – ist dies oftmals auch bewusst, dass die Art der Prozessgestaltung für die Prozessleser nicht zumutbar ist. Die Prozesse sind weder gut lesbar, noch verständlich. In der Not wird man kreativ, weshalb das komplexe U-Bahnnetz manchmal in einer Aufrufaktivität verschwindet. Das Problem wurde somit auf eine andere Modellierungsebene verlagert. Perfekt!

Der Gedanke ist ganz nett, doch nur weil ich etwas verstecke, löse ich das Problem nicht.

Die beschriebene Problematik liegt nicht unbedingt an der Komplexität des Prozesses, sondern an den vielen kleinteiligen Informationen, die man unbedingt im Prozess auch dokumentieren will. Somit passiert es fast schon von ganz allein, dass die Prozesse nicht dem gewünschten Abstraktionsniveau entsprechen, da man keine Informationen verlieren will. Häufig wird neben der Prozesslogik auch die Entscheidungsfindung im Prozess beschrieben. Das heißt unter welcher Kombination von Kriterien man zu einem bestimmten Prozessschritt kommt. Das führt dazu, dass sich die Prozesse ungewollt stark aufblähen.

Kurz gesagt, man möchte mit der Prozessmodellierungssprache BPMN nicht nur die Prozesslogik dokumentieren, sondern diese gleich mit der Entscheidungslogik kombinieren.

Eine saubere Trennung der beiden Logiken führt automatisch zu klar strukturierten Prozessen, die den Ansprüchen der Prozessleser gerecht wird.

Auch für uns Modellierer hat die Trennung von Prozess- und Entscheidungslogik einen entscheidenden Vorteil. Sollten sich Regeln ändern, ergänzen oder obsolet werden, können diese separat gepflegt werden. Es ist nur noch zu prüfen, ob die angepasste Entscheidungslogik im Prozess richtig angewendet wird.

Das Gleiche gilt natürlich auch für den Prozess. Dieser kann leichter und unabhängig weiterentwickelt werden. So entfällt das sonst sehr zeitaufwändige Arrangieren von Gateways, Prozessschritten und (optisch) überschneidenden Prozesspfaden.

3. Grund: Prozesse vollständig automatisieren

Sofern Sie die beiden Vorteile aus den Gründen 1 und 2 angewandt haben, haben Sie die wichtigsten vorbereitenden Schritte zur Prozessautomatisierung vollzogen.

Der Standard BPMN wurde dazu konzipiert die Unternehmensprozesse einfach zu dokumentieren und diese in ein standardisiertes Format zu überführen, welches durch eine Prozess-Engine automatisiert werden kann.

Wenn man sich den Prozess aus diesem Beispiel anschaut, stellt man fest, dass diese Art von Prozessen eher schwierig zu automatisieren sind, weil immer noch viel manuelle Arbeit und repetitive Entscheidungen durch den ausführenden Mitarbeiter getroffen werden müssen. Somit ist die gewünschte vollständige Automatisierung des Ablaufs lediglich ein Steuerungsprozess, der verschiedene Mitarbeiter anspricht, dass diese nun tätig werden sollen.

Durch das gezielte Auftrennen von Prozess- und Entscheidungslogik wird, wie im Grund 2 bereits wähnt, die Komplexität des Prozesses reduziert. Doch Sie werden sich nun fragen, wie geht man dann mit der dokumentierten Entscheidung um? Eine Prozess-Engine kann diese nicht weiterverarbeiten, da sich die Informationen außerhalb des Prozessbereichs befinden.

Doch genau hier kommt schon die Ergänzung! Nicht nur Prozesse lassen sich automatisieren, sondern auch Entscheidungsfindungen. Hierfür werden Rule-Engines eingesetzt. Diese können den Standard der DMN importieren und ausführen. Auch hier hat die OMG wieder alles richtig gemacht und einen Standard geschaffen, der soweit formalisiert wurde, dass er maschinenlesbar ist. Das heißt für Sie, trotz richtig modellierter Prozesse, können Sie diese vollständig, bzw. durchgängig automatisieren. Verwenden Sie dazu eine geeignete Prozess-Engine und kombinieren Sie diese mit einer Engine, die Entscheidungsregeln automatisieren kann, oder im Idealfall beides beherrscht.

Die entscheidende Frage ist nun, wie bekommen Sie die strukturierten Prozesse und Entscheidungsregeln in die jeweiligen Engines?
Hier hilft Ihnen ein gutes Modellierungstool, welches die beiden Standards BPMN und DMN richtig anwenden und anschließend normiert, maschinenlesbar ausgibt.

Idealerweise beginnen Sie damit Ihre fachlichen Prozess- und Entscheidungsdiagramme als in einem Modell zu dokumentieren. Auf Basis dieser Diskussionsgrundlage werden diese um fehlende technische Ergänzungen angereichert und auf die Automatisierung vorbereitet. Im letzten Schritt werden die Dateien generiert und auf die Engine eingespielt und ggf. nochmals etwas angepasst (herstellerabhängig).
So steht der vollständigen Prozessautomatisierung nichts mehr im Wege!

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