In einem vorherigen Blogbeitrag haben wir uns der Frage gestellt, ob es so etwas wie „agile Prozesse“ oder „agiles Prozessmanagement“ überhaupt gibt. Dort haben wir etabliert, dass „Agilität“ als solches ein System aus bestimmten Werten und Mindset ist. Darauf aufbauend widmen wir uns jetzt der Frage, wie wir das Geschäftsprozessmanagement mit Agilität, den dazugehörenden Werten und dem Mindset vereinbaren können.

Auf der strategischen bzw. organisatorischen Ebene beschreiben Geschäftsprozesse, auf welche Art und Weise ein Unternehmen mit dem Markt interagiert, sprich: womit das Unternehmen Geld verdient. Mit dem Geschäftsprozessmanagement wollen wir eben diese Prozesse und Wertschöfpungsketten darstellen und auch verwalten. Wir stellen Geschäftsprozesse mittels Modellen in bestimmten Notationen (Modellierungssprachen) dar und führen Erfolgskontrollen anhand von Kennzahlen durch.

Neue Vorgehensweisen bei der Produktentwicklung und agile Transformationen in Unternehmen bedingen, dass wir uns auch im klassischen Geschäftsprozessmanagement mit diesen neuen Methoden und Denkweisen auseinandersetzen müssen.

In diesem Kontext hören und lesen wir Dinge wie „Agile Business Process Management (BPM)“, „agile Prozesse“ oder „agile Prozesserhebung“.

Aber was bedeutet all das nun?

Um das zu klären, müssen wir zunächst verstehen, mit welchen Begrifflichkeiten wir hantieren.

Agil oder Agilität ist ein Wertesystem, das ursprünglich zum Entwickeln von Softwareprodukten unter Anwendung von bestimmten Prinzipien entwickelt wurde, das heute auch in der Nicht-IT zum Einsatz kommt.

Oft zitiert und viel gelobt wird im Kontext von agiler Produktentwicklung das Thema Selbstorganisation. Ein Scrum Team soll selbstorganisiert und eigenverantwortlich arbeiten. Und auch so manchem nichtagilen Team würde eine Portion Selbstorganisation nicht schaden.
Doch was ist das eigentlich – Selbstorganisation?

Der Duden sagt dazu: „Spontane Entstehung, Bildung aus sich selbst heraus, ohne von außen wirkende Faktoren“

Und auf Wikipedia steht zum Thema Selbstorganisation in der Systemtheorie Eingangs: „Selbstorganisation ist das spontane Auftreten neuer, stabiler, effizient erscheinender Strukturen und Verhaltensweisen (Musterbildung) in offenen Systemen.“

Soweit so gut – aber wie schaffen wir es, diese spontanen, stabilen Strukturen in unsere Scrum Teams zu bekommen? Oder vielmehr – wie befähigen wir unsere Teams diese Strukturen selbst(!) zu schaffen?

Jede agil arbeitende Organisation, egal ob Start-up mit zehn Mitarbeitern oder Konzerne und Behörden mit mehreren tausend, ob in der Softwareentwicklung, im Marketing oder im Personalbereich, steht vor der Herausforderung, die anstehenden, aus verschiedensten Richtungen und Interessensbereichen kommenden Aufgaben zu priorisieren.

Dabei steht uns meist die natürliche, menschliche Unfähigkeit zur Priorisierung sowie die Angewohnheit vieler Organisationen im Weg, möglichst alle laufenden und offenen Initiativen aus politischen Gründen als „gleichwichtig“ und mit „Prio A+++“ zu behandeln.

Mit diesem Verhalten verspielen wir allerdings die Chance, all unsere Energie und unseren Fokus auf das Thema zu lenken und konzentrieren, das uns, unseren Kunden und unserer Organisation den meisten Nutzen bringt, und diesen so bald wie möglich einstreichen zu können. Stattdessen arbeiten wir an allen Themen gleichzeitig und gefühlt wird keines davon jemals fertiggestellt.

Vor eben diesen Problemen standen wir zum Beispiel in unserem internen Projekt zum Aufbau eines prozessgesteuerten Qualitätsmanagementportals zur Erfüllung der ISO 9001:2015. Welche Methoden und Werkzeuge uns dabei geholfen haben und bei unserer Arbeit mit unseren Kunden helfen, diese Herausforderungen zu meistern, möchte ich im Folgenden etwas näher beleuchten.