Zukunftsorientiert unterwegs im Einzelhandel – BPM als passendes Erfolgsrezept

Sobald ein Händler sein Geschäft aus einem reinen Filialkonzept um den Online-Handel erweitern möchte, muss er sich zwangsläufig mit IT auseinander setzen. Die meisten e-Commerce Projekte beginnen und verschwinden, da die Verknüpfung von IT und klassischem Abläufen nicht funktioniert. Die klassischen Abläufe hat der Händler im Griff. Mit diesen operiert er seit Jahren und kennt alle Facetten. Die Integration von IT in diese Prozesse kann mit der richtigen Beratung reibungslos ablaufen. Wenn jedoch ad-hoc und ohne Konzept ein e-Commerce Projekt gestartet wird, steigt das Risiko der Fehlschläge.

Der Einzelhandel durchläuft trotz einer positiven Umsatzentwicklung seit 2009 einen kontinuierlichen Wandel: Ein erhöhter Wettbewerbsdruck auf Beschaffungs- und Absatzmärkten, geringe Margen, veränderte rechtliche Anforderungen, bedingt durch die Harmonisierungsbestrebungen der EU zur Vereinheitlichung der Gesetze und die Dynamik der Internetnutzung erfordern neue Konzepte. Regelmäßig ist zu prüfen, ob und wie neue Produkte, Technologien und Instrumente Anwendung finden sollen.

Die Integration der IT ins Unternehmen mit dem Ziel e-Commerce einzuführen kann über verschiedene Modelle erfolgen. Diese Modelle unterscheiden sich durch Aufwände, Kosten und in den Randbedingungen, wie zum Beispiel der Flexibilierung oder Einbindung von Cloudanbietern.

Prozesse werden durch die Shop-Software abgebildet

Eine Standard Shop-Software kann heutzutage die Prozesse abbilden und realisieren. Der Vorteil ist, dass die Systeme schon auf e-Business spezialisiert sind, der Nachteil ist, dass sie ausschliesslich auf e-Commerce spezialisiert sind. Sie müssen noch in die bestehenden Prozesse integriert werden.

Prozesse werden über eine monolitische ERP Software abgebildet

Diese Integration birgt den Charme, dass alle Abläufe und Bewegungen von klassichem und online Geschäft in einem System abgebildet werden können.

Prozesse werden über eine Middleware abgebildet

Eine Middelware ist eine Verwaltungesebene, die Einzelprozesse, wie Logistik oder Payment, verwaltet und zusammenschalten kann. Diese Middleware kann über einen externen Dienstleister bereitgestellt werden oder in der Unternehmens-IT verwaltet werden.

Prozesse werden verteilt abgebildet

Dies bedingt eine gewisse Prozessreife des Unternehmens und die Fäigkeit einzelne Teilsysteme miteinander zu verknüpfen. Diese können dann jeweils leicht um Online-Aspekte erweitert werden.

Die Entscheidung, welches strategische Modell gewählt wird, hängt von der langfristigen Ausrichtung ab. Anforderungen müssen systematisch erfasst werden und in IT Systemen mit Schnittstellen zu den klasssichen Prozessen umgesetzt werden. Helfen kann dabei MID Consulting.

Gerade hier sichern unternehmensspezifische und an der Strategie ausgerichtete Geschäftsprozesse einen Vorsprung, gewährleisten einen kontinuierlichen Abstimmungs- und Rückkopplungsprozess innerhalb des Unternehmens. Informationstechnologien stellen in diesem Zusammenhang einen kritischen Erfolgsfaktor dar, unterstützen bei der Prozessoptimierung, Expansion und Kundenbindung. Neben Kostenvorteilen kann durch die Rationalisierung und Beschleunigung von Prozessen ein erheblicher Effizienzgewinn innerhalb der Supply Chain erzielt werden. Darüber hinaus profitieren Einzelhändler bei einer professionellen BPM Nutzung von den im Folgenden dargestellten, positiven Effekten.

  • Kundenbindung. Convenience-gerecht, preisgünstig, erlebnisorientiert, wenn möglich mit einem Bio-Siegel versehen und gesundheitsförderlich – die Produktanforderungen im Konsumgüterbereich sind hoch und unterliegen ständigen Änderungen. Durch den professionellen Einsatz von BPM-Werkzeugen lässt sich die Unternehmensarchitektur ganzheitlich in Form von Prozessen und Organigrammen abbilden, Anforderungen lassen sich flexibel in bestehende Abläufe integrieren, das Produktprogramm dynamisch adaptieren, Kundenwünsche können optimal kommuniziert und umgesetzt werden. Einzelhandels-Unternehmen profitieren dadurch von einer erhöhten Kundenbindung.
  • Multi-Channel-Kommunikation. Im Einzelhandel kommt dem Multi-Channel-Management eine zentrale Bedeutung zu. On- und Offlinekanäle werden stärker vernetzt, oftmals findet eine nahtlose Verflechtung von stationärem Geschäft und Onlineshop statt. Trends wie Vertikalisierung und Vorwärtsintegration werden zunehmend von Unternehmen genutzt um sich gegenüber dem Versandhandel zu behaupten, CRM- und SRM-Systeme gewinnen dadurch an Relevanz. Wie lassen sich jedoch alle beteiligten Akteure im Rahmen einer ganzheitlich integrierten Kommunikationsstrategie einbinden? Abhilfe schafft in diesem Zusammenhang eine einheitliche Prozessplattform, welche die optimale Koordination und Beteiligung aller Akteure gewährleistet. Multi-Channel-Kommunikation wird dadurch realisierbar, klar definierte Prozesse und ein transparenter Informationsfluss ebnen den Weg hin zu einer ganzheitlichen, integrierten Betrachtung als Basis für eine schnelle, nachhaltige Entscheidungsfindung durch das Top-Management.
  • Datenbankmanagement. Durch spezielle CRM-Systeme und Konzepte wie Anywhere-Commerce und Location Based Services, können Einzelhändler immer größere Mengen an Kundendaten gewinnen, welche  im Zuge einer gezielten Kundenansprache optimal eingesetzt werden können. Die Massendaten bringen allerdings nur einen Mehrwert für das jeweilige Unternehmen, wenn sie organisiert in Datenbanken abgelegt und gezielt ausgewertet und eingesetzt werden. Die MID GmbH stellt mit dem Innovator for Database Architects ein umfangreiches Werkzeug zur Verfügung, womit  dem Einzelhandel  umfangreiche Möglichkeiten gebotenen werden Diagramme in einstellbaren Standardnotationen für das konzeptionelle Schema und das Datenbankschema zu erstellen.
  • Integrierte Preispolitik. Im Preiskampf der Einzelhändler stellen Rabatte, Kundenkarten, Bonussysteme und sonstige preispolitische Maßnahmen wichtige Mittel dar, um den Verbraucher zu locken, dem Kunden Schnäppchen und einen persönlichen Sonderstatus zu suggerieren. Nicht nur saisonal sondern ganzjährig versuchen sich Einzelhandels-Unternehmen durch eine gezielte Preispolitik einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Im Hinblick auf eine zentrale Steuerung preispolitischer Maßnahmen stellt BPM den Schlüssel zum Erfolg dar: Rabattaktionen lassen sich leicht in die bestehenden Abläufe integrieren, Werte bei einmaliger manueller Eingabe in alle verknüpften Anwendungen übertragen. Dadurch profitiert der Einzelhandel von einem optimalen Aufwand-Nutzen-Verhältnis.
  • Workflow-Automatisierung. Informationstechnologien und IT-Systeme stellen – professionell eingesetzt - einen komparativen Konkurrenzvorteil dar. Herz der Einzelhandels-IT ist das Warenwirtschaftssystem, welches vor allem im Hinblick auf den Auf- und Ausbau von E-Commerce zahlreichen Veränderungen unterliegt. Prozessuale Veränderungen ergeben sich neben der Konsolidierung der Warenwirtschaftssysteme jedoch auch  im Rahmen der Optimierung der gesamten Lieferkette von der Filiale zum Lieferanten. Wechselprozesse und die Integration von Markttrends wie beispielsweise RFID lassen sich durch IT-Prozesse entlang des Warenflusses bestmöglich unterstützen.  Der Einsatz von BPM-Systemen verschafft im Einzelhandel tätigen Unternehmen eine ganzheitliche Workflow-Automatisierung. Als Vorteil der sich daraus ergebenden End-to-End-Prozessorganisation wird die wertschöpfungskettenübergreifende Zusammenarbeit nachhaltig gestärkt und es können Kostenvorteile und ein Effizienzgewinn erzielt werden.
  • Wissensmanagement. Der Einzelhandel steht einem wissens- und informationsbedürftigen Konsumenten gegenüber. Jüngste Entwicklungen zum Pferdefleisch-Skandal haben in ihrer vollen Reichweite offengelegt, wie komplizierte Geflechte aus Geschäftsbeziehungen und Transportwegen in falsch deklarierter Ware münden können und das Bedürfnis des Verbrauchers nach Informations- und Prozesstransparenz weiter verstärkt.  Laut Verbraucher-Informationsgesetz ist der Kunde befähigt konkrete Auskunft in Form von Kennzeichnung, Herkunft, Beschaffenheit, Herstellung und Ausgangsstoffen zu bestimmten Produkten oder Sachverhalten von Behörden zu verlangen. Die Informationen müssen dementsprechend einfach abrufbar, einheitlich dokumentiert und für alle sichtbar sein. Durch die Geschäftsprozessmodellierung werden Informationen gebündelt und alle entscheidungsrelevanten Daten und Fakten den beteiligten Akteuren zur Verfügung gestellt.
  • Qualitätssicherung. Der Verbraucherschutz fordert neben einem ausgeklügelten Wissensmanagement auch ein professionelles Qualitätsmanagement. Auch hier kann BPM direkt ansetzten: Durch eine ausführliche Prozessdokumentation und die klare Definition der Verantwortlichkeiten werden wichtige Grundpfeiler für die Prozessprüfung gelegt. Das ist nicht nur im Rahmen von Compliance-Aktivitäten hilfreich. Auch im Zuge eines professionellen Risikomanagements nimmt BPM eine herausragende Bedeutung ein. Risiken können durch eine ganzheitliche Betrachtung frühzeitig identifiziert, Fehler aufgespürt, reduziert und eliminiert werden. Dem Einzelhandel wird ein System zur unternehmensübergreifenden Sicherstellung einer herausragenden Produkt- und Prozessqualität zur Verfügung gestellt.
  • Nachhaltigkeit. Autarke Supermärkte, innovative Kühlsysteme, CO2-neutrale Stromerzeugung durch Solar- oder Windkraft oder LED-Technik für Beleuchtung - auch der Einzelhandel wird ‚grün‘. Nachhaltigkeitsthemen rücken in den Fokus, entlang der gesamten Lieferkette müssen soziale und ökologische Standards eingehalten werden. Das lässt sich auch auf die Prozessmodellierung übertragen. Durch die Einführung eines nachhaltigen BPM wird dem Einzelhandel ein Hebel zur Verfügung gestellt, um durch ein professionelles Prozessmanagement Ressourcen zu schonen. Sei es durch die Reduktion des Papierverbrauchs, die Senkung der Benzin- und Transportkosten oder eine effiziente Gestaltung von Produktions- und Logistikprozessen – Durch Green BPM kann auf vielfältige Art und Weise der individuelle CO2-Fußabdruck reduziert und somit ein ganz persönlicher Beitrag zum Umweltschutz geleistet werden.
  • Mobile. Die Medienwelt wird immer komplexer und die Dynamik ihrer Entwicklung nimmt zu. Der Einzelhandel stellt sich auf die stetig wachsende Gruppe von Smartphone- und Tablet-Nutzern ein und reagiert mit mobilen Angeboten. Konsumenten werden durch speziell zu Werbezwecken entwickelte, kostenlose Apps vom stationären Einzelhandel in die Geschäfte gelockt. Diesem Trend folgt auch die BPM-Branche durch die Einbindung mobiler Endgeräte in serverbasierte Geschäftsprozesse. So lassen sich Informationen immer und überall abrufen, wodurch der Einzelhandel zur operativen Prozessexzellenz gelangen kann.

Prozesse sind im Einzelhandel allgegenwärtig, die Nutzung einer integrierten und modular ausbaufähigen Standardanwendungssoftware, die alle Geschäftsprozesse vom Einkauf über Vertrieb bis hin zur Planung im System abbilden kann, erleichtert das Agieren im Einzelhandel spürbar.

Schaffen auch Sie eine Basis für die Optimierung Ihrer Business Performance, einen nachhaltigen Erfolg im Einzelhandel. Die MID GmbH versorgt Sie gerne durch den Innovator mit einer hochwertigen, effizienten, übersichtlichen und standardkonformen IT-Lösung im Bereich der Prozessmodellierung. Begegnen auch Sie den Herausforderungen der Einzelhandelsbranche durch Prozessexzellenz – Ein kurzer Weg hin zu langfristiger Profitabilität und Nachhaltigkeit.

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