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Agile Zusammenarbeit im Homeoffice

Seit Anfang Februar 2020 unterstützt die MID einen Kunden, einen weltweit agierenden Automobilzulieferer, bei der Einführung und Implementierung des Scrum Frameworks im Rahmen eines Pilotprojektes. Das Produktteam setzt sich, neben Kollegen in Franken, noch aus Mitarbeitern in Nordhessen sowie im Rheinland zusammen. Zum Start des Projektes, im Rahmen eines 3-tägigen Kick-off-Workshops, wurde neben der Rollendefinition und den Verantwortlichkeiten auch eine geeignete Arbeitsweise innerhalb des Sprints geklärt. Das Team ist schnell zu der Erkenntnis gekommen, dass die Sprintwechsel; also das Sprint-Review, die Sprint-Retrospektive sowie die nachfolgende Sprint-Planung, jeweils persönliche Anwesenheiten und ein gemeinsames Team-Treffen an einem der Firmenstandorte notwendig macht.

Doch wie sollten das tägliche „Daily Scrum“ und unser wöchentliches Backlog Refinement realisiert werden? Und wie kann eine aktive Einbindung und Kommunikation aller beteiligten Stakeholder und Partner stattfinden?

Die Lösung waren die Einführung von Microsoft Teams sowie die Freischaltung und Nutzung interner Laptop-Webcams in einem ersten Schritt. Gleichzeitig wurden durch das Team in Kooperation mit der IT-Abteilung ein Microsoft Surface Hub 2S und eine Logitech Meetup-Kamera angeschafft und evaluiert. An den anderen Standorten hat die Anschaffung einer Logitech Connect-Kamera die Qualität der täglichen Abstimmung deutlich gesteigert.

Nachdem eine gute Kommunikationslösung und eine aktive Einbindung aller Beteiligten Stakeholder und Partner in den vergangenen Sprints erreicht werden konnten, hat sich unser Team im Frühjahr 2020 einer viel größeren und bisher noch nie dagewesenen Herausforderung stellen müssen.

Schon beim letzten Sprintwechsel konnte das Team die erste Auswirkung der aufziehenden Krise in Kassel spüren. Im Hotel wurden fortlaufend Zimmer storniert, Messen und Veranstaltung in den kommenden Tagen abgesagt und vor dem Zugang auf das Werksgelände wurde von allen Personen die Körpertemperatur gemessen.

Mitte März 2020 wurden landesweit die Schutzmaßnahmen hochgefahren und alle Teammitglieder haben am darauffolgenden Montag aus dem Homeoffice gearbeitet. Für mich, Scrum Master des Teams, stellte diese neuartige und noch nie dagewesene Situation eine große Herausforderung dar. Aber auch eine Chance, neue Dinge auszuprobieren und einem Praxistest zu unterziehen.

Als Scrum Master ist es meine Aufgabe, die Team-Mitglieder und den Product Owner täglich dabei zu unterstützen, das für den aktuellen Sprint ausgegebene Sprintziel zu erreichen und dabei aufkommende Probleme und Hindernisse gemeinsam zu beseitigen.

Doch was macht ein Scrum Master, wenn er nicht mehr das Ohr “am Puls“ des Teams hat, weil alle beteiligten Personen im Homeoffice arbeiten? Wie kann er Hindernisse und Probleme mitbekommen, wenn der informelle Austausch in der Kaffee-Lounge nicht mehr möglich ist?

Scrum Home-Office

Die Lösung in unserem Team besteht darin, sich als Scrum Master Zeit für eine „bewusst-unbewusste Kommunikation“ mit allen Team-Mitgliedern und Business-Verantwortlichen zu nehmen. Doch wie ist eine solche Kommunikation im Team möglich, wenn man sich nicht mehr persönlich auf dem Flur oder an der Kaffeemaschine trifft?

Unser Team hat sich dazu entschlossen, diese „informellen“ Treffen bewusst, neben den fest geplanten Sprint-Events, stattfinden zu lassen. So triff sich das Team an zwei Wochentagen zu einer gemeinsamen „virtuellen Kaffeepause“ und freitags zu einem Feierabend-Bier. Bei diesen Treffen steht der informelle Austausch innerhalb des Teams im Vordergrund.

Zudem bietet sich für mich als Scrum Master hierbei die Möglichkeit, ein Stimmungsbild des Teams einzuholen sowie aktuelle Herausforderungen, Probleme und Hindernisse wahrzunehmen. Gleichzeitig treffe ich mich, einmal in jedem Sprint, mit allen Teammitgliedern zu einem 1-zu-1 Gespräch via Microsoft Teams. In diesen Treffen gehe ich auf individuelle, persönliche Wünsche und Bedürfnisse ein. Neben einem lockeren, informellen Austausch, finden individuelle Coaching-Sitzungen sowie Klärung und Unterstützung bei aktuellen Herausforderungen statt.

Die letzten Wochen zeigen, dass agiles Arbeiten aus dem Homeoffice also kein Widerspruch darstellt, und die Sprint-Inkremente und -Ergebnisse auf einem hohen Niveau gehalten werden können. Voraussetzung hierfür ist eine hohe eigenverantwortliche und selbstorganisierte Arbeitsweise durch alle beteiligten Personen im Homeoffice.

Weitere Eckpfeiler für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit sind neben dem Vorhandensein einer möglichst großen Datenübertragungsrate passende technische Hilfsmittel und Software-Tools. Es sollten möglichst hochauflösende HD-Kameras genutzt werden sowie hochwertige Headsets oder tragbare Freisprecheinrichtungen. Nur hierdurch kann eine optimale Qualität bei der Kommunikation untereinander sichergestellt werden.      

Mein Fazit:
Besondere Zeiten verlangen nach besonderen Maßnahmen. Ein agiles Mindset und eine gute technische Ausstattung sorgen auch im Homeoffice für ein kreatives, produktives Entwicklungsumfeld. Als Scrum Master kann man so sein Team bei der täglichen Arbeit weiterhin produktiv begleiten. Hierzu muss das Team allerdings neue Wege gehen und seine Arbeitsweise anpassen und hinterfragen. Eine offene und transparente Kommunikation ist hierbei sicherlich ein Schlüsselelement für eine erfolgreiche Realisierung des Scrum Frameworks. Feedback aus dem Team und die Wünsche und Ideen aller beteiligten Personen sind hilfreich bei einem erfolgreichen, agilen Arbeiten aus dem Homeoffice. 

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Hans Gert Stiegelmeier

geschrieben von Hans Gert Stiegelmeier

Hans Gert Stiegelmeier ist Scrum Master, Agile Coach und Senior Consultant und seit Januar 2020 bei der MID. Er bringt eine langjährige Praxis-Erfahrung als Agile Coach und Scrum Master aus der agilen Hard-& Softwareentwicklung in der Automobilindustrie, der Finanzbranche, der Telekommunikationsbranche sowie der Luft-& Raumfahrtindustrie mit. Hans Gert unterstützt unsere Kunden bei der agilen Transformation ihrer Organisation, der agilen Produktentwicklung, Implementierung von agilen Frameworks sowie bei spezifischen Fragen rund um das Thema Agilität.

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