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Was ist Business Process Management (BPM)?


Ein praxisorientierter Überblick

Sicherlich kennen Sie in Ihrem Unternehmen auch Prozesse, die verbesserungswürdig sind oder gar Prozesse, die sich aktuell nicht beherrschen lassen. Das ist gar nicht so ungewöhnlich, denn es gibt eine Vielzahl von Faktoren, die sich negativ auf die Prozessqualität auswirken und nicht alle Faktoren lassen sich vollständig beherrschen.

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In diesem Blogbeitrag möchten wir einen Überblick geben, was Business Process Management (BPM) bedeutet und zeigen, warum BPM auch in Ihrem Unternehmen ein fester Bestandteil sein sollte. Damit Sie den Anteil nicht beherrschbarer Prozesse reduzieren. In den folgenden Abschnitten können Sie sich über folgende Themenbereiche des BPM informieren:

 


Was ist Business Process Management? Definition

Aufbau von Business Process Management

Die Prozessmodellierung – so viel wie nötig und so wenig wie möglich

Business Process Model and Notation 2.0 (BPMN 2.0)

Business Process Management in der Praxis

Unser Vorgehen zur Umsetzung von Business Process Management

Trends im Business Process Management

Fazit zur Umsetzung von Business Process Management

 

Was ist Business Process Management? Definition

Ein Geschäftsprozess

Diese Definition versteht einen Geschäftsprozess als eine Reihe von Aktivitäten, welches sich nicht nur über die gesamte Unternehmung erstreckt, sondern auch an die Unternehmensstrategie gekoppelt ist.

Es gibt bisher noch keine einheitliche Definition von BPM. Um aber eine Definition aufzugreifen, die von vielen Autoren bereits angeführt wurde, greifen wir in diesem Blogbeitrag auf die Definition der European Association of BPM (EABPM) zurück:

„Process Management (BPM) ist ein systematischer Ansatz, um sowohl automatisierte als auch nicht-automatisierte Prozesse zu erfassen, zu gestalten, auszuführen, zu dokumentieren, zu messen, zu überwachen und zu steuern und damit nachhaltig die mit der Unternehmensstrategie abgestimmten Ziele zu erreichen.“

Oder einfacher gefasst:

Def BPM

Dabei sollten nicht nur interne Faktoren wie organisatorische Bedingungen und Arbeitsanweisungen für das BPM berücksichtigt werden, sondern auch externe Faktoren, wie Kunden, Lieferanten, gesetzliche Bestimmungen und Marktgegebenheiten. Auch Freund und Rücker verstehen BPM als einen systemischen Ansatz und führen in ihrer Definition automatisierte, als auch nicht automatisierte Prozesse an. Sie erweitern oben genannte Definitionen somit um die IT-gestützte Umsetzung von BPM und plädieren, diesen BPM Ansatz, End-to-End über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg zu betreiben.

Aufbau von Business Process Management

In unserem Beratungsalltag erleben wir BPM vor allem dokumentationsgetrieben, versehen mit diversen Herausforderungen wie knapp kalkulierte Zeitvorgaben und unklare Anforderungen. Viele Unternehmen möchten zunächst einen Ist-Stand ihrer Prozesse erheben. Wir raten dazu, nicht sofort und ohne Konzept in die Dokumentation, beziehungsweise Modellierung von Geschäftsprozessen einzusteigen, sondern zunächst grundlegend die Ziele Ihres BPM festzulegen. Ansätze für die Zielformulierung können dabei folgende BPM-Aspekte liefern:

  • Business Transformation
  • Operational Excellence
  • Governance, Risk und Compliance

Die Treiber für Business Transformation können sehr vielfältig sein, da sie häufig an die strategische Ausrichtung eines Unternehmens gekoppelt sind. Beispiele sind Eintritt in neue Märkte, kürzere Produktlebenszyklen und höhere Kundenerwartungen. Operational Excellence ergibt sich aus der Notwendigkeit heraus, dass Unternehmen ihre Arbeitsläufe verbessern müssen. Ein Ansatz zur Umsetzung der Operational Excellence ist der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). Ein weiterer Aspekt liefert Governance, Risk und Compliance. Vorgaben, die regulatorischer Natur sind und somit zwingend umzusetzen sind.

Bestimmen Sie dabei genau, welchen Mehrwert das BPM Ihrem Unternehmen liefern soll.

Dabei sollten Sie bestimmen wie das Business Process Management innerhalb Ihres Unternehmens aufgebaut werden sollte. Daher finden Sie in diesem Blogbeitrag zu einigen Kapiteln Fragestellungen, die Ihnen bei dem Aufbau und der Umsetzung Ihres BPM helfen können.

Die Prozessmodellierung – so viel wie nötig und so wenig wie möglich

Pfeil

Nach diesem Motto sollten Sie die Prozessmodellierung in Ihrem Unternehmen gestalten. Die Modellierungssprache ist ein wichtiger Bestandteil Ihres BPM. Die Prozessmodellierung sollte einfach, klar verständlich und nicht zu umfangreich sein. Denn so könnte der Eindruck entstehen, dass es sich bei Ihrem BPM lediglich um reine Prozessaufnahme handelt. Halten Sie den Umfang der Prozessmodellierung in Ihren Modellierungsrichtlinien fest und beschreiben, wann ein Prozess modelliert werden sollte und wann die Prozessbeschreibung in Form einer Arbeitsanweisung oder Ähnlichem festzuhalten ist. Tools, wie Bpanda bieten die Möglichkeit Prozessdiagramme mit Kontextinformationen wie Videos und Dokumenten anzureichern.

Für ein gemeinsames Verständnis bedarf es einer einheitlichen Sprache. Für Ihre Geschäftsprozessmodellierung sollten Sie somit einen Notationsstandard wählen. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten dasselbe meinen, ausdrücken und die Prozessmodellierung fachlichen, als auch technischen Ansprüchen genügt.

Es gibt eine Vielzahl von Modellierungssprachen, die wir aufgrund der schieren Menge nicht vollständig anführen können. Unter folgendem Link in dem Kapitel „Darstellungsart und Notation“ finden Sie eine gute Auflistung verschiedener Notationen.

Bevor Sie sich für eine bestimmte Notation entscheiden, sollten folgende Fragestellungen beantwortet werden:

Geschäftsprozessmodellierung

Praxistipp


Generell sollte ein Prozess immer dann modelliert werden, wenn er eine gewisse Relevanz für die Nutzer hat. Dies ist häufig im Rahmen eines Projektes gegeben. Hier können Prozesse zur Anforderungsanalyse erhoben und in verbesserte Soll-Prozesse überführt werden. Ein weiterer Anwendungsfall ist gegeben, wenn Prozesse unklar sind und die Dokumentation dabei helfen soll, sich über die Inhalte mit anderen Kollegen besser abstimmen zu können. Auch bei dem Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems erweist sich die Prozessmodellierung als sehr hilfreich, insbesondere dann, wenn Sie eine Zertifizierung nach der aktuellen Norm DIN ISO 9001:2015 anstreben.

Modellierungsregel


Business Process Model and Notation 2.0 (BPMN 2.0)

Eine Notation, die wir aufgrund ihrer Relevanz in der Praxis in diesem Blogbeitrag näher beschreiben, ist die BPMN 2.0.

Die Business Process Model and Notation 2.0 (BPMN 2.0) ist eine Modellierungssprache, mit der Geschäftsprozesse beschrieben und graphisch dargestellt werden können. Der Fokus der BPMN liegt bei der graphischen Darstellung von Geschäftsprozessen. Die aktuelle Version 2.0 wurde im Januar 2011 durch die Object Management Group (OMG) veröffentlicht. Die Spezifikation der BPMN 2.0 finden Sie unter: www.omg.org . Eine gute Ergänzung zur BPMN bietet die Decision Model and Notation (DMN), mit der Sie Ihre operativen Entscheidungen modellieren können. Die Spezifikation zur DMN finden Sie unter: www.omg.org/dmn/

In den Spezifikationen der OMG sind sämtliche Objekte der BPMN und DMN ausführlich in Englisch beschrieben.

Vorteile BPMN 2.0

Der Grund, warum die BPMN 2.0 so beliebt ist, liegt in ihren zahlreichen Vorteilen:

BPMN 2.0

  • fördert die Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT
  • schafft Transparenz über Geschäftsprozesse
  • basiert auf einem internationalen Standard
  • ist intuitiv und schnell verständlich
  • ist die Basis für die Prozessausführung mittel Process-Engine
  • lässt sich gut mit DMN kombinieren

 

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Business Process Management in der Praxis

Mit einem guten Business Process Management können Sie Schwachstellen in Ihren Prozessen aufdecken. Ein unternehmensweites BPM ermöglicht außerdem die Überwindung organisationaler Hürden, die durch die klassische Aufbauorganisation entstanden sind. Die Betrachtung aus Perspektive der Prozesse fördert die abteilungsübergreifende Kommunikation, da Abteilungsgrenzen aufgelöst werden können.

Welche Bestandteile sollte nun ein gutes Business Process Management haben?

Ein gutes BPM verfolgt stets das Ziel die Organisation leistungsfähiger, flexibler und reaktionsfähiger auf (veränderte) Marktbedingungen zu machen, um so Kundenbedürfnisse zu erfüllen.

Ein nachhaltiges Business Process Management besteht daher aus den folgenden Komponenten:

  • Prozesserhebung

Sie besteht aus der Identifikation, Beschreibung und der Modellierung von Geschäftsprozessen. Sinnvolle Ergänzungen zu Prozessbeschreibungen oder -modellen sind Prozesslandkarten, Rollenbeschreibungen, Organigramme und auch Entscheidungsdiagramme. Innovator bietet Ihnen die Möglichkeit auch diese Diagramme zu erstellen und darüber hinaus mit Ihren Prozessdiagrammen zu verknüpfen.

  • Prozessanalyse

Hiermit werden die Ursachen für Schwachstellen und Fehler in Prozessen identifiziert. Six Sigma bietet hier ein Vorgehensmodell mit denen Sie gezielt Schwachstellen beheben.

Prozessanalyse

Eine Vorlage zur Prozessanalyse können Sie unter bpmcore@mid.de anfordern.

  • Prozessverbesserung

Die Verbesserung umfasst das Zusammenlegen Ergänzen, das Ändern der Reihenfolge und Automatisieren von Prozessschritten. Darunterfallen nicht nur größere Prozessverbesserungsvorhaben, sondern auch Kleinere, welche über den kontinuierlichen Verbesserungsprozess gesteuert werden können.

  • Prozessüberwachung

Die Überwachung des Prozesses erfolgt mit Kennzahlen. So können Sie feststellen, wie gut und leistungsfähig Ihre Prozesse sind. Fordern Sie hier Ihr Kennzahlen-Template an.

Wichtig ist vor allem, dass Sie diese Teildisziplinen des Business Process Management berücksichtigen. Viele Organisationen schenken der Prozesserhebung unverhältnismäßig viel Zeit, so dass viele Modelle und Beschreibungen produziert werden, die nicht genutzt werden. Produzieren Sie durch Ihr Business Process Management keinen „Waste“, sondern begleiten Sie Ihre Organisation auf dem Weg zur Vermeidung von Verschwendung.

 

Unser Vorgehen zur Umsetzung von Business Process Management

Aus unserer langjährigen Erfahrung im Business Process Management, haben wir ein Vorgehen entwickelt, welches wir vielfach erprobt und mit welchem wir zahlreiche BPM-Projekte erfolgreich durchgeführt haben.

Prozess Projekte

Phase 1:       Führen Sie Workshops mit Ihren Stakeholdern durch, um die Vision, die Strategie und die Ziele Ihres Prozessmanagements zu bestimmen.

Phase 2:       Bestimmen Sie die Aktivitäten zum Aufbau Ihres Prozessmanagements. Dies können Sie tun in dem Sie einen Projektstrukturplan oder ein Backlog aufbauen. Schätzen Sie außerdem die Dauer der Aktivitäten und berücksichtigen Abhängigkeiten, um so Termine für die Umsetzung zu bestimmen.

Phase 3:       Schaffen Sie Akzeptanz für das Thema Business Process Management. Dies können Sie erreichen in dem Sie Ihre Kollegen zum BPM schulen, zu Workshops oder Informationsveranstaltungen einladen. Ein gezieltes BPM-Marketing kann außerdem dazu führen, dass sich Ihre Kollegen besser informiert fühlen und so Widerstände verringert werden. Beachten Sie außerdem Maßnahmen aus dem Themenfeld des Change Managements.

Phase 4:       Setzen Sie erste Prozessverbesserungen um. Wenn Sie sich für einen Prozess entscheiden, der eine hohe Bedeutung für die Wertschöpfung hat, werden Sie die Erfolge Ihres BPM leichter „verkaufen“ können.

Phase 5:       Stellen Sie sicher, BPM-Vision und -Strategie in Ihrem Unternehmen zu verankern. Lassen Sie regelmäßig Reviews stattfinden und holen Sie Feedback von Ihren Stakeholdern ein.

 

Trends im Business Process Management

Neue Technologien und Perspektiven haben im BPM an Bedeutung gewonnen. Hier ist eine nicht vollständige Auflistung der Themen, die in den letzten Jahren das Bild des BPM geprägt haben:

 

Fazit zur Umsetzung von Business Process Management

Business Process Management umfasst alle Unternehmensbereiche und ist somit in der Umsetzung höchst komplex. Wenn Sie eine BPM-Initiative in Ihrem Unternehmen durchführen möchten, so setzen Sie sich einen klaren Fokus. Nehmen Sie sich daher nicht zu viel auf einmal vor, sondern planen die Umsetzung und den Aufbau Ihres BPM wie ein Projekt mit Zielen, Meilensteinen und Terminen. So stellen sich schnell erste Erfolge ein und es wird Ihnen gelingen den Anteil nicht beherrschbarer Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen kontinuierlich zu minimieren.

 

Lesen Sie auch:

http://blog.mid.de/prozessverbesserung-kurz-und-knackig-was-ist-six-sigma

http://blog.mid.de/digitalisierung-von-prozessen

http://blog.mid.de/was-ist-dmn

 

Neugierig geworden?

Dann werfen Sie doch mal einen Blick auf unser umfangreichreiches Schulungsangebot zum Business Process Management.

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Sarah Wiesenborn

geschrieben von Sarah Wiesenborn

Sarah Wiesenborn ist Senior Consultant bei der MID GmbH. Vor ihrer Anstellung bei MID arbeitete sie als Prozessmanagerin bei einem Umweltdienstleister und einem Multi-Channel-Händler. Bei MID ist sie im Geschäftsfeld BPM tätig mit Schwerpunkten im Projekt- und Prozessmanagement.

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