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Prozessverbesserung kurz und knackig – Define

Wo ist mein Problem? Diese Frage sollte mit Abschluss der Define-Phase beantwortet werden.

In der Define-Phase geht es darum, dass die Rahmenbedingungen für das Verbesserungsprojekt geklärt werden. Dabei wird das Projekt abgegrenzt und die zentrale Problemstellung erfasst.

Mithilfe dieser Fragestellungen schließen Sie die Phase erfolgreich ab:

  • Was ist das Ziel meines Projektes?
  • Wo grenzt sich mein Projekt ab?
  • Was sind die Kundenanforderungen?
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Prozessverbesserung kurz und knackig – Was ist Six Sigma?

Dies ist der erste Blogbeitrag zur Reihe „Prozessverbesserung kurz und knackig“. In dieser Reihe erfahren Sie die nächsten fünf Wochen, wie Sie die Werkzeuge aus Six Sigma praktisch verwenden.

Six Sigma ist:
• eine Kennzahl zur Leistungsfähigkeit von Prozessen (3,4 Fehler auf 1 Mio. Möglichkeiten)
• ein Umsatzsteigerungs- und Kostensenkungsprogramm
• eine Unternehmenskultur „The way we work“
• eine Unternehmensstrategie

Aber vor allem liefert Six Sigma ein Rahmenwerk zur Verbesserung von Prozessen. Zur Steuerung der Prozessoptimierungsprojekte können Sie sich aus dem DMAIC-Werkzeugkasten bedienen.

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Drei Gründe, warum auch Sie die DMN im Unternehmen etablieren sollten

Wie bereits in vorangegangenen Blog-Beiträgen zur DMN beschrieben , steht sehr oft das Problem der Transparenz und somit der Nachvollziehbarkeit und der daraus gewünschten Reproduktion einer Entscheidung im Raum. Im Alltagsgeschäft stehen wir ständig davor operative Entscheiden zu treffen. Mitarbeiter fühlen sich verunsichert, da sie oftmals nicht wissen, ist ihre getroffene Wahl die „Richtige“ oder die „Beste“ gewesen.

Genauso ist es aber auch umgekehrt. Es ist oftmals nicht immer nachvollziehbar warum jemand eine Entscheidung auf diese Art und Weise getroffen hat. Die zentrale Frage, die dann im Raum steht, ist oftmals, welche Kriterien wurden zu Rate gezogen und welche Kombination derer war ausschlaggebend für das gewählte Ergebnis.

Und genau an dieser Stelle setzt der internationale Standard der Object Management Group (OMG) ein – die Decision Model and Notation (DMN). Mit der DMN sind Sie in der Lage aufzuzeigen, aus welchen Kriterien sich eine Entscheidung zusammensetzt und welche Regeln anzuwenden sind.

Ich möchte Ihnen in diesem Beitrag drei Gründen zeigen, warum auch Sie die DMN nutzen sollten.

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Entscheidungen treffen leicht gemacht – mit DMN

Kennen Sie es auch, dass Sie im Arbeitsalltag immer wieder dieselben Entscheidungen treffen müssen? Sie sind es leid jedes Mal aufs Neue grübeln zu müssen, was dieses Mal das richtige Ergebnis wäre und manchmal ist die getroffene Wahl nicht vom gewünschten Erfolg gekrönt?
Sie haben sich oder Ihr Unternehmen wiedererkannt? Dann stehen Sie also auch vor der Frage: Wie kann man operative Entscheidungen richtig treffen?
Die Antwort mag recht banal klingen: Ja man kann tagtägliche Entscheidung richtig und reproduzierbar treffen. Dazu ist nur eine Sache notwendig: Die Regeln für die Entscheidung richtig zu dokumentieren!
Doch wie soll das gehen?

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Kundenorientierung im Qualitätsmanagementsystem

In einem Qualitätsmanagementsystem müssen die Kundenanforderungen berücksichtigt werden. Dieser Tatsache trägt bspw. auch die neue Revision der Norm DIN EN ISO 9001 aus dem Jahr 2015 Rechnung, in der der Analyse und Steigerung der Kundenzufriedenheit insgesamt ein viel höheres Gewicht eingeräumt wird, als dies noch in alten Revisionen der Fall war.
 
Oft genug wird der Begriff der "Kundenanforderungen" in diesem Zusammenhang aber nur auf Produkteigenschaften bezogen. Dabei wird vernachlässigt, dass auch die Prozesse des Kunden, angefangen mit der Vorkaufphase über den eigentlichen Kauf und die Nachkaufphase mit Service & Support, und deren Unterstützung durch das Unternehmen die Erfahrungen mit dem Produkt nachhaltig beeinflussen. Anforderungen bestehen also nicht nur in Bezug auf Produkteigenschaften, sondern auch in Bezug auf die Kundenprozesse. Klassische Ansätze des prozessorientierten Qualitätsmanagements wie auch des Business Process Managements im Allgemeinen berücksichtigen diese Erkenntnis oft nur unzureichend, da Geschäftsprozesse als sogenannte Ende-zu-Ende-Prozesse aus Sicht des Unternehmens (aus der Innensicht) spezifiziert werden. Eine systematische Beschreibung, Analyse und Gestaltung der Kontaktpunkte mit dem Kunden oder eine Gestaltung von Geschäftsprozessen basierend auf diesen Kundenprozessen erfolgt dabei jedoch nicht. In diesem Blogbeitrag zeige ich Ihnen ein Vorgehen auf, wie Sie Kundenprozesse beschreiben und darauf basierend Ihre Geschäftsprozesse gestalten können. Damit können Sie die Kundenerfahrung mit Ihren Produkten nachhaltig verbessern.

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Einsatz von BPM in der Praxis: Allgemeines Fazit zur Umfrage

 Jens Martin

 21 Mär 2018

BPM, MID GmbH

Die Antworten auf die Fragen unserer Umfrage im Bereich Prozess- und BPM-Umfeld, haben einen sehr guten Einblick in die Welt unserer Kunden gegeben. Wir konnten als Beratungs- und Softwareunternehmen sehr viele Erkenntnisse über die aktuelle Situation im Bereich Prozessmanagement gewinnen.

In kleinen Unternehmen ist man mit den Verantwortlichkeiten für Prozessmanagement über Führungspositionen und geringen Abstimmungswegen oftmals gut und ausreichend aufgestellt. Dies hängt wahrscheinlich mit den einfachen und flachen Strukturen sowie den kurzen Abstimmungswegen zusammen.

Wer sich während des Wachstums aber wenig Gedanken über einen zukunftssicheren Plan im Prozessmanagement macht, muss sich darauf einstellen dafür teuer bezahlen zu müssen. Es entstehen möglicherweise einzelne, für sich mehr oder weniger funktionierende „Insellösungen“ im Prozessmanagement. Osterei_klein.png

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Einsatz von BPM in der Praxis: Warum in Unternehmen Prozessdokumentation betrieben wird (Teil4)

 Jens Martin

 19 Mär 2018

BPM, MID GmbH

[Blogbeitrag zu den Ergebnissen der Fragen 17-19 aus der Umfrage für Prozessverantwortliche.]

Insgesamt 124 Mitarbeiter aus dem Prozess- und BPM-Umfeld beantworteten innerhalb von vier Wochen Fragen zum Einsatz von BPM in ihren Unternehmen.

In unserem Blogbeitrag vom 15.02.18 lag unser Fokus vor allem auf die regelmäßige Aktualisierung sowie mögliche Feedbackkanäle in deutschen Unternehmen. Dabei kam deutlich heraus, dass man in allen Unternehmensgrößen großes Potenzial im Hinblick Prozessmanagement sehen darf, da der Grad der erreichten Zufriedenheit damit noch lange nicht erreicht ist.

Um dem noch weiter auf den Grund zu gehen, möchten wir uns mit der anderen Seite des Prozessmanagements befassen. Dem Konsumenten, dem Prozessnutzer, unserem Mitarbeiter. Bekommt er von all dem Trubel um Prozessmanagement überhaupt etwas mit? Weiß er über mögliche Veränderungen in seinem Umfeld Bescheid? Wie gewährleistet man hier einen sicheren Informationsfluss?

Kennt der Mitarbeiter die Unternehmensprozesse?

Beginnen wir mit dem Prozess für einen einfachen Urlaubsantrag. In der Regel weiß jeder was er für einen regelkonformen Antrag zu tun hat. Wie sieht es jedoch mit dem Beschaffungsprozess für Büromaterialien aus? Na, schon schwieriger? Was muss ich tun, wenn ich einen Kunden-Request, meines Supportkollegen ordnungsgemäß und nachvollziehbar weiterbearbeite möchte? Welches System brauche ich? Welchen System-Zugang verwende ich? Wem sage ich Bescheid? Wo protokolliere ich mein Handeln?

Auch wenn dies nur sehr einfache Bespiele sind, verdeutlichen sie, dass wir in unserer täglichen Arbeit mit vielen unterschiedlichen Prozessen konfrontiert werden. Wissen ist Macht! Auch im Prozessmanagement. Unsere Frage, ob Mitarbeiter die in Ihrem Unternehmen für sie relevanten Prozesse kennen, zeigt eine klare Tendenz.

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Einsatz von BPM in der Praxis: Warum in Unternehmen Prozessdokumentation betrieben wird (Teil3)

 Jens Martin

 15 Feb 2018

BPM, MID GmbH

Maßnahmen für regelmäßigen Austausch über Geschäftsprozesse

[Blogbeitrag zu den Ergebnissen der Fragen 14-16 aus der Umfrage für Prozessverantwortliche.]

Insgesamt 124 Mitarbeiter aus dem Prozess- und BPM-Umfeld beantworteten innerhalb von vier Wochen Fragen zum Einsatz von BPM in ihren Unternehmen.

In unserem Blogbeitrag vom 29.06.17 gingen wir auf die verschiedenen Gründe für eine Prozessdokumentation ein. Als Gründe werden oft die eigene Wissendokumentation sowie die ISO-Zertifizierung genannt. Wer sich um die Prozessdokumentation kümmert, ist in vielen Unternehmen unterschiedlich. Wie im letzten Blogbeitrag behandelt, gibt es hier große Unterschiede zwischen großen und kleinen Unternehmen. In allen Fällen muss bei der Prozessdokumentation Wissen von Stakeholdern und Beteiligten eingeholt und erfragt, ganzheitlich verstanden und dann entsprechend für die Zielgruppe aufbereitet und dokumentiert werden. Die hierfür zuständigen Kollegen nennen wir im weiteren Verlauf Prozessdesigner. Doch wie kommt der Prozessdesigner an das Prozesswissen? Welche Werkzeuge werden für die Dokumentation der Geschäftsprozesse genutzt? Welche Unternehmen setzen bereits auf Prozessmodellierung?

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Das Geheimnis hinter gelungener digitaler Transformation? Wir verraten es Ihnen!

Einführung

Das Interesse am Thema Digitale Transformation nahm laut GoogleTrends in den letzten 10 Jahren um das 9-fache zu. Die Digitale Transformation wird in zahlreichen Papers, Foren und Blogbeiträgen diskutiert. Der Aufklärungsbedarf scheint groß zu sein.

In diesem Artikel zeigen wir, ob und inwieweit Modellierung zum Erfolg der Digitalen Transformation beitragen kann.

Begriffsklärung

Als Digitale Transformation bezeichnet man technologische Veränderungen und Neuentwicklungen, die so weitreichend sind, dass sie Unternehmen, die ganze Gesellschaft und das Alltagsleben betreffen.

Konkret: auf Basis technologischer Möglichkeiten (Sensorik, soziale Netzwerke, Big Data, zunehmende Vernetzung etc.) werden völlig neue Produkte und Dienstleistungen erschaffen oder die bestehenden erheblich verändert. Ein Beispiel dafür sind die FinTechs (Online-Banken, PayPal, PayDirect, Klarna).

Digitale Transformation in der Praxis

Die Unternehmen müssen bei der Digitalen Transformation dranbleiben, sonst werden sie von der Konkurrenz abgehängt oder sogar von neuen, technisch fortschrittlicheren Marktteilnehmern überrollt.

Sinnvolle Fragen, die sich Unternehmen in Bezug auf die digitale Transformation stellen können, sind:

  1. Wie kann ich erfolgreich neue Geschäftsprozesse in die bestehende Prozesslandschaft und IT-Architektur integrieren?
  2. Welche Bereiche sind betroffen?
  3. Welche Konsequenzen bringen diese Anpassungen auf Prozess- und IT-Architekturebene mit sich?
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Buchrezension: Digitalisierung - Betriebliche Handlungsfelder der Unternehmensentwicklung

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von Wolfgang Pollety und Andreas Blaeser-Benfer (Hg.)

Die Autoren Pollety und Blaeser-Benfer beginnen zunächst mit einer grundlegenden Einführung in das Thema Digitalisierung (es werden Begriffe wie «EDV», «IoT», «IPv6» sowie «Moore’s Law» erläutert) und schaffen es damit, auch Leser ohne große Vorkenntnisse abzuholen und einen guten und einfachen Einstieg in das Thema zu ermöglichen. Unter anderem wird dabei auch kurz die Entstehungsgeschichte der Digitalisierung bis hin zur Gegenwart thematisiert sowie ein Blick in die mögliche Zukunft und die damit verbundenen Auswirkungen auf die Arbeitswelt, Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer gewagt.

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