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Smart Process Applications – Die IT-Unterstützung zu ACM

Smart Process Applications (SPA) sind eine Möglichkeit, in der Digitalisierung eines Unternehmens die IT-Systeme auf die dynamischen und unvorhersehbaren Anforderungen von Kunden einzustellen. Damit betten sie sich zwischen monolithische Systeme, wie auch Legacy Systeme eines Unternehmens ein, welche sich weder zeitnah auf die Anforderungen anpassen noch durch ein völlig neues Verfahren vollständig ablösen lassen. Das wichtigste Grundwerkzeug einer SPA ist eine zugängliche und zentrale Informationsbasis, auf der neue Inhalte generiert und abgespeichert werden können.

Fünf Eigenschaften von SPAs

Nach der Studie der Gruppe Forrester definieren SPAs diese fünf Eigenschaften:

  1. Awareness: SPAs müssen relevante Daten und Inhalte bewusst und zugänglich sein.
  2. Capture: SPAs müssen Inhalte, Dokumente und Formulare erfassen können.
  3. Analysis: SPAs müssen Eingaben und Informationen verarbeiten können.
  4. Collaboration: SPAs müssen Inhalte erzeugen und bereitstellen können.
  5. Business Process Management (BPM): SPAs müssen durch Prozesse beschrieben sein.

Smart Process Applications eignen sich für den Einsatz in einem dynamischen und unvorhersehbaren Kontext, wie dem zeitnahen Implementieren von Customer Journeys. Während das Adaptive Case Management (ACM) als Teildisziplin des BPM ein Lösungsansatz für die flexible Prozessbeschreibung in diesem Umfeld bietet, so gestalten SPAs eine ebenso flexible Unternehmens-IT. In der Umsetzung von Customer Journeys verkürzen sie zusammen die Time-to-Market neuer Dienstleistungen oder Produkte. Des Weiteren bilden sie gegenüber alten Unternehmensprozessen und monolithischen IT-Systemen moderne, schnelle und flexible Prozesse sowie IT-Systeme heraus. Sie fahren damit den schnelleren Speed in einer 2-Speed-IT.

SPA am Beispiel der Paketzustellung

Wer kennt es nicht? Man wartet sehnsüchtig auf eine Bestellung, die laut Sendungsverfolgung bereits in der Zustellung ist und man muss dringend fort. Es gibt Paketzusteller, welche ihren Kunden zwar eine Stunde vor Übergabe informieren, jedoch kann dieses Zeitfenster in der Zeit der eigenen Abwesenheit liegen. Eine Paketabgabe bei den Nachbarn oder eine Abholung am nächsten Tag bei der Post ist nicht erwünscht. Wenn heute schon so viele Daten über Paketnummern, Zustellfahrzeugen und auch Fahrrouten der Zusteller bekannt ist, warum nicht eine smarte App entwickeln, die mir sagt, wo sich mein Zusteller gerade befindet? Ich könnte ihn auf meiner dringenden Erledigung spontan abpassen oder ihm eine Benachrichtigung meiner Abwesenheit zukommen lassen. Dies sind nur wenige Anforderungen an eine neue Dienstleistung, die ich mir als Kunde vorstellen kann.

Sie genügen aber, um nochmal die fünf Eigenschaften einer SPA zu reflektieren:

  1. Awareness: Es sind Sendungsverfolgungsnummern, GPS der Fahrzeuge, Kundendaten und viele weitere Informationen vorhanden.
  2. Capture: Sendungsnummern werden über Barcodescanner erfasst, der Disponent greift auf das GPS-System zu, um seine Zusteller zu koordinieren, usw.
  3. Analysis: Die genannten Informationen sind digital vorhanden und können verarbeitet werden, z.B. um eine genauere Zustellzeit zu prognostizieren oder die Berechnung eines optimalen Übergabeortes.
  4. Collaboration: Die Daten lassen sich miteinander verknüpfen, z.B. kann bei gegebener Sendungsverfolgungsnummer, der GPS-Position des Zustellers und seiner Fahrroute hochgerechnet werden, wann der Zusteller da ist.
  5. BPM: Beschreibung der Prozessabläufe für die neue Dienstleistung, wie z.B.: Kunde informiert via Mobiltelefon-App über seine Abwesenheit, der Kunde entscheidet sich aus einer Reihe von alternativen Lösungsvorschlägen der App, die Entscheidung veranlasst die App den Zusteller über einen Übergabeort zu informieren.

Fazit

Zusammengefasst eignen sich Smart Process Applications daher als Gesamtlösung für die Umsetzung von Customer Journeys mit der Koexistenz von Legacy IT-Systemen. SPAs heben sich von konventionellen Ansätzen ab:

  • Lösungen sind schneller am Markt
  • Lösungen lassen sich adaptieren
  • Lösungen sind ganzheitlich: Sowohl IT-Systeme sowie Prozesse sind implementiert
  • Flexibilität für weitere Customer Journeys
  • Vereinbarung zweier IT-Geschwindigkeiten ist ermöglicht

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Weiterführende Informationen

Die Forrester Studie zu SPAs finden sie hier: Forrester Studie.

Den Blogbeitrag zum Adaptive Case Management (ACM) als Lösungsansatz für die flexible Prozessbeschreibung finden Sie hier: Flexible Prozessgestaltung mit ACM.

Patrick Dohrmann

geschrieben von Patrick Dohrmann

Patrick Dohrmann ist als Senior Consultant bei der MID GmbH im Bereich der Digitalisierung tätig. Dort beschäftigt er sich mit der Modellierung flexibler Prozesse im Sinne des Adaptive Case Managements sowie der Anforderungsanalyse in Kundenprojekten. Als studierter Informatiker im Schwerpunkt Software Systems Engineering hat er bereits Projekte im Public Sector und bei Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben sowohl geleitet als auch begleitet. Außerdem wirkte er bei der Weiterentwicklung und Pflege des V-Modell XT Standards mit.

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