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Serie: Warum in Unternehmen Prozessdokumentation betrieben wird (Teil2)

 Jens Martin

 24 Aug 2017

BPM, MID GmbH

[Blogbeitrag zu den Ergebnissen der Fragen 11-13 aus der Umfrage für Prozessverantwortliche.]

Insgesamt 124 Mitarbeiter aus dem Prozess- und BPM-Umfeld beantworteten innerhalb von vier Wochen Fragen zum Einsatz von BPM in ihren Unternehmen.

In unserem Blogbeitrag vom 29.06.17 gingen wir auf die verschiedenen Gründe für eine Prozessdokumentation ein. Als Gründe werden oft die eigene Wissendokumentation sowie die ISO-Zertifizierung genannt. Wer sich um die Prozessdokumentation kümmert, ist in vielen Unternehmen unterschiedlich. Wie im letzten Blogbeitrag behandelt, gibt es hier große Unterschiede zwischen großen und kleinen Unternehmen. In allen Fällen muss bei der Prozessdokumentation Wissen von Stakeholdern und Beteiligten eingeholt und erfragt, ganzheitlich verstanden und dann entsprechend für die Zielgruppe aufbereitet und dokumentiert werden. Die hierfür zuständigen Kollegen nennen wir im weiteren Verlauf Prozessdesigner. Doch wie kommt der Prozessdesigner an das Prozesswissen? Welche Werkzeuge werden für die Dokumentation der Geschäftsprozesse genutzt? Welche Unternehmen setzen bereits auf Prozessmodellierung?


Der Prozessdesigner und seine Werkzeuge

Auf die Frage woher der Prozessdesigner die notwendigen Informationen für die Prozessdokumentation bezieht, wird eine klare Tendenz sichtbar. Gut die Hälfte der Befragten (48 von 104), arbeitet mit Workshops in denen alle Beteiligten zusammengebracht und über die Prozesse und deren Dokumentation gesprochen werden kann. 33 der Befragten gaben an, dass die Prozessdesigner sich selbst um die Informationsbeschaffung kümmern. Nur 8 Teilnehmer sprachen davon, dem Prozessdesigner die benötigten Informationen zur Verfügung zu stellen. Besonders auffällig ist, dass die Verteilung der Antworten im Hinblick auf die Unternehmensgrößen sehr homogen ist. Im Allgemeinen, kann man somit davon ausgehen, dass die Beschaffung von Prozesswissen bei Stakeholdern und Beteiligten aufgrund der notwendigen Absprachen in kleinen sowie in großen Unternehmen eine mühsame und zeitaufwändige Angelegenheit ist.

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Eingesetzte Werkzeuge von kleinen und großen Unternehmen

Die Tendenz zur Frage „Welche Werkzeuge werden zur Dokumentation Ihrer Unternehmensprozesse eingesetzt“, überraschte uns. Bereits kleine Unternehmen (1-50 bis 500 Mitarbeiter) setzen deutlich auf den Einsatz von speziellen Programmen zur Modellierung von Prozessen. Die Antworten der größeren Unternehmen (ab 501 Mitarbeiter) zeigen, dass die Prozessdokumentation verstärkt mit Modellierungswerkzeugen umgesetzt wird. Bei allen Unternehmen ist ein entsprechender Anteil von Office Programmen präsent. Aus unserer Erfahrung werden diese Werkzeuge auch gerne ergänzend zu den Modellierungswerkzeugen eingesetzt.

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 Viele Gespräche mit unseren Kunden und Interessenten ergaben, dass oftmals nicht nur ein Modellierungswerkzeug, sondern eine ganze Reihe im Unternehmen eingesetzt werden. Viele Abteilungen kochen Buchstäblich ihr „eigenes Süppchen“ und es werden Prozesse nicht unternehmensübergreifend einheitlich, sondern separat dokumentiert. Auf die Frage, welche Modellierungswerkzeuge in den Unternehmen eingesetzt werden, wurde diese Meinung bestärkt. Es wurde eine bunte Mischung von bekannten und verbreiteten sowie weniger bekannten Werkzeugen genannt.

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Die Antworten der kleinen Unternehmen (1-50 Mitarbeiter) zeigen einen dreißig prozentigen Anteil von anderen Optionen. Darin wird vor allem der Einsatz von kostenfreien Werkzeugen wie z.B. Yoaqiang BPMN oder Modelino gesprochen. Es fällt auf, dass der Einsatz von Microsoft Visio mit 25% bei den kleinen Unternehmen sich mit der wachsenden Mitarbeiterzahl in einem stetigen Aufwärtstrend befindet. Bei großen Unternehmen (501 -10.000 und mehr Mitarbeiter) zeigt Microsoft Visio die größte Präsenz eines Modellierungswerkzeugs von im Schnitt rund 30%. Während kleine Unternehmen im Regelfall noch auf den einheitlichen Einsatz eines Modellierungswerkzeugs setzen, steigt die Auswahl der genutzten Werkzeuge mit der Unternehmensgröße auf eine Vielzahl an.

 

Fazit

Die Umfrage zeigt, dass Prozessdesigner sehr stark als Initiator für das Einholen von Prozessinformationen gesehen werden. Die eingesetzten Prozess-Workshops und Interviews gestalten sich als aufwändige aber aktuell notwendige Aufgabe, um an das Prozesswissen zu gelangen und eine realistische Prozessdokumentation umzusetzen. Im Bereich „Einsatz von Modellierungswerkzeugen“ unterscheiden sich entgegen unserer Erwartungen die großen Unternehmen nicht besonders von den kleinen. Lediglich die Varianz der Modellierungswerkzeuge nimmt bei größeren Unternehmen zu, was auf eine weniger starke oder effektive Steuerung des Prozessmanagements schließen lässt.

 

Vorangegangenen Artikel:

Einsatz von BPM in der Praxis - 12.4.2017

Einsatz von BPM in der Praxis: Kommunikation von Prozesswissen - 9.5.2017

Warum in Unternehmen Prozessdokumentation betrieben wird - 29.6.2017

Jens Martin

geschrieben von Jens Martin

Jens Martin ist als Product Manager für smartfacts vor allem für den Kundenfeedback-Prozess und die Konzeption von neuen Lösungen zuständig. Seine Ausbildung im Bereich Media Engineering mit den Schwerpunkten Usability und Design hilft ihm, die Hürden im Berufsalltag zu meistern.

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