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Neuer Wein in alten Schläuchen

Architekturprojekte erfolgreich starten durch Stakeholder Management

In diesem Beitrag schlüpfen wir erneut in die Schuhe des Beraters, den wir im Blogeintrag „Wer TREFFEN will, muss ZIELEN“ kennengelernt haben. Wir kommen in das dort beschriebene Software-Unternehmen mit dem Wissen aus dem Auftrag und den vorangegangen Gesprächen mit dem Kunden. Die Produkte des Kunden sollen auf mobilen Endgeräten zur Verfügung gestellt werden, dabei soll auch die Interoperabilität mit bestehenden Produkten sichergestellt werden.

Um uns einen Überblick zu verschaffen und den Projekterfolg zu sichern, starten wir mit einem Hilfsmittel aus dem Standardrepertoire des Projekt- und Anforderungsmanagements – der Stakeholder Analyse. Schließlich wollen wir wissen, mit wem wir es zu tun haben und was von uns erwartet wird. Oft wird auch unterschieden zwischen der Identifikation und der anschließenden Analyse der Stakeholder, in der u. a. eine Priorisierung vorgenommen wird. Beides ist Teil des  Stakeholder Managements und z. B. in der DIN 69901-5:2009 definiert.

Unser Architekturprojekt soll nach TOGAF (The Open Group Architecture Framework) durchgeführt werden. Hierbei ist das  Stakeholder Management ebenfalls ein essentieller Bestandteil, das uns von der Architecture Vision Phase der TOGAF  ADM (Architecture Development Methode) bis zur Umsetzung und dem Change Management begleitet. Neben dem Nutzen für die Durchführung unseres Architekturprojektes schafft das Stakeholder Management auch strategischen Nutzen. Wir sind in der Lage die einflussreichsten Stakeholder zu identifizieren und sie möglichst früh in das Projekt einzubeziehen. Ihre Unterstützung kann unseren Erfolg sicherstellen. Anhand der Stakeholder Analyse können wir Konflikte vorhersehen und, z. B. durch geregelte und offene Kommunikation, vorbeugen. Ein Artefakt, das aus unserem Stakeholder Management  entsteht, ist ein Kommunikationsplan. Aus den Bedürfnissen der Interessensträger leiten wir Viewpoints für unsere Architektur ab. Auf Basis dieser Viewpoints generieren wir im Laufe des Architekturprojekts Sichten, die den entsprechenden Stakeholdern zur Verfügung gestellt werden. Neben diesen Produkten, die am Ende der Phasen kommuniziert werden, müssen auch regelmäßige Treffen und Newsletter geplant werden, damit Stakeholder in den Prozess zur Architekturentwicklung einbezogen werden und sie das Architekturteam unterstützen können. Zu jedem Stakeholder werden dessen Fragestellungen an die Enterprise Architektur identifiziert und daraus relevante Informationen, die im Rahmen des Projektes erhoben werden müssen, abgeleitet. Dies sind z. B. Kennzahlen, die das Management zur Steuerung des Unternehmens benötigt.

Da das Architekturprojekt viele Bereiche des Unternehmens betrifft, sind auch viele Personen mit unterschiedlichsten Interessen beteiligt. Wir konnten z. B. identifizieren, dass Prozesse im Vertrieb, in der Entwicklung, im Marketing und im Support betroffen sind. Damit sind alle Mitarbeiter der beteiligten Bereiche Stakeholder. Außerdem werden Technologien, wie Tablets oder Smartphones unterschiedlicher Hersteller und die entsprechende Infrastruktur, für Tests und Präsentationen benötigt. Es sind also auch Mitarbeiter des IT-Betriebs beteiligt. Um mehr Informationen über die Stakeholder zu sammeln, bieten sich Quellen wie beispielsweise Organigramme oder ein Who is who’s im Intranet an. Hier können oft auch die Führungsstrukturen nachvollzogen werden.

Um die Informationen über Stakeholder zu sammeln bietet sich eine Matrix an, aus der sich ein sogenanntes  Stakeholder Power Grid erzeugen lässt. In diesem Diagramm werden die Stakeholder nach ihrem Interesse und ihrem Einfluss auf das Architekturprojekt in vier Quadranten eingeordnet. Dies dient der Klassifizierung und Priorisierung. Haben Stakeholder wenig Interesse, aber großen Einfluss, dann muss ihr Commitment sichergestellt werden. Stakeholder mit hohem Interesse und großem Einfluss sind Schlüsselpersonen. Ist das Interesse hoch, der Einfluss jedoch gering, so können diese Stakeholder wichtige Informationen liefern und müssen über das Projekt informiert werden. Ist sowohl Interesse als auch Einfluss gering, sollte der Aufwand bei diesen Stakeholdern möglichst minimal gehalten werden.

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Bild 1: Stakeholder Map Matrix

Die sogenannte Stakeholder Map Matrix wird im Rahmen eines einfachen Stakeholder Management Prozesses befüllt, analysiert und gepflegt.

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Bild 2: Stakeholder Management Prozess

Die Informationen der Stakeholder Map werden zur Planung des Architekturprojekts verwendet. Aus ihr geht hervor, welche  Deliverables erzeugt und mit welchen Stakeholdern abgestimmt werden müssen. Damit ist unser Enterprise Architektur Team in der Lage eine Aufwandsschätzung durchzuführen.

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Bild 3: Archimate Motivation Extension

In einem modellgetriebenen Ansatz können die Informationen des Stakeholder Managements mit Hilfe der ArchiMate Motivation Extension abgebildet werden. Dies hat den Vorteil, dass eine Verbindung zwischen Stakeholdern und den Elementen der Enterprise Architektur hergestellt werden kann. Eine Anforderung, die von einer Applikation in unserem Architekturprojekt realisiert werden soll kann also von der Umsetzung auf die Vision und die Treiber der Stakeholder zurückverfolgt werden. Durch die formal definierte Sprache und die Unterstützung eines geeigneten Tools, wie den Innovator for Enterprise Architects kann diese Verbindung transparent gemacht und effektiv genutzt werden.

Testen Sie das Enterprise Architecture Management Tool Innovator for Enterprise Architects kostenlos.

Jan Barocka

geschrieben von Jan Barocka

Jan Barocka arbeitet als Berater für Enterprise Architektur und Business Process Management bei der MID GmbH. Neben der Unterstützung von Kundenprojekten ist er an der Entwicklung von individuellen Methoden für das Management und die Modellierung von Enterprise Architekturen und an der Produktentwicklung des Innovator for Enterprise Architects beteiligt.

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