MID GmbH

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Einsatz von BPM in der Praxis: Kommunikation von Prozesswissen

 Jens Martin

 9 Mai 2017

BPM, MID GmbH

Insgesamt 124 Mitarbeiter aus dem Prozess und BPM-Umfeld beantworteten uns Fragen zum Einsatz von BPM in ihren Unternehmen.

In unserem letzten Blogbeitrag vom 12.04.17 stellten wir fest, dass die grundsätzliche Einstellung und Priorität gegenüber dem Thema BPM in den Unternehmen in allen Branchen und Unternehmensgrößen sehr ähnlich ist. Doch wie gelangen die Prozessinformationen an den Mitarbeiter? Wo werden Unterschiede im Hinblick auf zu kommunizierende Inhalte gemacht?

Sicherstellung des Prozesswissens

Auf die Frage „Wie wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter Ihres Unternehmens über die für sie relevanten Prozesse informiert sind?“ wurden Antworten geliefert, welche sich mit unseren bisher gesammelten Erfahrungen decken. In den meisten Unternehmen wird neben regelmäßigen Informationsveranstaltungen und der Eigeninitiative der Mitarbeiter vor allem auf die Publikation des Prozesswissens über zentrale Kommunikationskanäle, wie zum Beispiel Intranet oder Rundmail, gesetzt. Was überraschend ist: Vor allem im Bereich der kleineren und somit meist jüngeren Unternehmen, wird bereits auf ein zentrales und flächendeckendes Wissensmanagement gesetzt.

 Umfrage_Prozesswissen.png

 
 

Verbreitung von Prozesswissen

Bei der Verbreitung von einfachem Prozesswissen, wie beispielsweise der Prozess eines Urlaubsantrags, ist der Einsatz eines unternehmensweiten Intranets für den Großteil der Befragten (100 von 124 Befragten) ein gängiger Kommunikationskanal. Die Art eines Kommunikationskanals, ist wie sich zeigt, stark Situationsabhängig. Handelt es sich um Informationen zu einer Änderung im Prozess, gab die Mehrheit (96 von 124 Befragten) aller Befragten an, lieber eine direkte Ansprache wie Email zu wählen. Hier wird deutlich, dass ein direkter Austausch mit den betroffenen Personen in speziellen Situationen extrem wichtig ist, wohl aber in den meisten Fällen nicht oder nicht ausreichend vom zentralen Publikationskanal (z.B. Intranet) mitgeliefert wird.

Knapp die Hälfte der Befragten sehen den Prozessverantwortlichen zuständig für die Kommunikation der Prozesse im Unternehmen.

 

Umfrage_Kommunikation_Verantwortung.png

 

Im Bereich der kleineren Unternehmen mit bis zu 200 Mitarbeiter nehmen vor allem Teamleiter und Geschäftsführer diese Rolle ein. Diese Ergebnistendenz deckt sich in etwa mit den Antworten aus der Frage nach der allgemeinen Verantwortlichkeit des Themas BPM, wie im  Blogbeitrag vom 12.04.17  gezeigt.

Fazit

Im Allgemeinen kann aufgrund der vielseitigen Aussagen der Befragten von einer breiten Kommunikationsstrategie für Prozesswissen in den Unternehmen ausgegangen werden, die je nach Informationsgut (z.B. Prozessveränderungen) mehr oder weniger bevorzugt eingesetzt werden. Extrem spannend ist für Toolhersteller in Zukunft das Bedürfnis der Absprache und Zusammenarbeit bzgl. Prozesse, was aktuell wohl nur über die direkte Ansprache wie zum Beispiel E-Mail befriedigt werden kann.

Jens Martin

geschrieben von Jens Martin

Jens Martin ist als Product Manager für smartfacts vor allem für den Kundenfeedback-Prozess und die Konzeption von neuen Lösungen zuständig. Seine Ausbildung im Bereich Media Engineering mit den Schwerpunkten Usability und Design hilft ihm, die Hürden im Berufsalltag zu meistern.

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